E-Rechnungen erklärt: Leitfaden zu Vorschriften & Compliance

Einführung: Die Entwicklung der E-Rechnung 

Eine elektronische Rechnung – oder E-Rechnung – ist ein digitaler Nachweis einer Transaktion zwischen Käufer und Lieferant. Die Daten sind so strukturiert, dass sie maschinell verarbeitet werden können.
 
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden E-Rechnungen standardisierte Formate wie XML, JSON, CSV oder UBL (Universal Business Language), um die automatische Bearbeitung in Finanzsystemen zu ermöglichen. Sie sind oft in ERP-Tools integriert und sorgen so für eine sichere und effiziente Datenerfassung, -validierung und -nachverfolgung.  

Was sind die Vorteile der E-Rechnung? 

Die E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich. Sie beschleunigt die Rechnungsverarbeitung, reduziert Zahlungsverzögerungen und verbessert den Cashflow.  

Automatisierte Dateneingabe minimiert menschliche Fehler und erhöht die Genauigkeit. Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und digitale Signaturen verringern Betrugsrisiken und schützen die Integrität finanzieller Transaktionen. Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten erhalten Unternehmen Einblicke in ihre Finanzprozesse, was bessere Entscheidungen und optimierte Arbeitsabläufe ermöglicht.

Hier ein Vergleich, wie die E-Rechnung gegenüber herkömmlichen Methoden abschneidet:

Welche Arten von E-Rechnungen gibt es? 

E-Rechnungen unterscheiden sich grundsätzlich in zwei Aspekten: der Art der Transaktion und der Struktur sowie Zustellung der Transaktion. Zu den Arten gehören:

1. Eine Rechnung, die eine Transaktion zwischen Käufer und Lieferant erfasst, einschließlich der Ausstellung einer Selbstfakturierung zur Dokumentation einer Ausgabe.
   
   
2. Eine Gutschrift, die ein Lieferant ausstellt, um einen Rabatt zu gewähren oder einen Fehler zu korrigieren. Sie reduziert den Betrag der ursprünglichen E-Rechnung, ohne eine Rückzahlung vorzunehmen.
   
   
3. Eine Belastungsanzeige, die eine zusätzliche Abbuchung einer bestehenden E-Rechnung darstellt.
   
   
4. Eine Rückerstattungs-E-Rechnung, die vom Lieferanten an den Käufer ausgestellt wird, um die Rückzahlung zu bestätigen.

Je nach Verarbeitung und Austausch gibt es verschiedene Formen von E-Rechnungen. Eine E-Rechnung ist nicht jedes Dokument, das digital verschickt wird; unstrukturierte Daten in PDF- oder Word-Formaten, Faxe oder Rechnungsbilder wie JPG oder TIFF zählen nicht dazu. 

E-Rechnungsformate sind stattdessen XML, das strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält, oder PDF-Rechnungen mit eingebettetem XML, um die digitale Verarbeitung zu erleichtern. Weitere häufig genutzte Formate sind EDI (Electronic Data Interchange), Peppol, CSV, JSON, UBL und XML-Rechnungen. Die Übertragung der E-Rechnung erfolgt über einen Operator in einem sicheren, strukturierten Datenformat.

Wie funktioniert E-Rechnung?

E-Rechnung bezeichnet den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten in einem sicheren elektronischen Format. Ein E-Rechnungs-System ermöglicht es dem Lieferanten, eine elektronische Rechnung zu erstellen, die sowohl mit dem System des Käufers als auch mit den lokalen Steuervorschriften kompatibel ist. 
 
Der Prozess der E-Rechnung beginnt, wenn der Lieferant eine Rechnung in einem strukturierten digitalen Format erstellt. Sie wird über ein offenes Netzwerk wie PEPPOL, ein staatliches Portal, eine private EDI-Verbindung oder einen Dienstleister gesendet. Digitale Signaturen und Verschlüsselungstechniken gewährleisten die Authentizität und schützen sensible Daten. 

Nach Eingang der Rechnung extrahiert das Finanzsystem des Käufers die relevanten Details zur Abstimmung und verarbeitet sowie validiert die Rechnung automatisch. Die Integration mit ERP-Systemen ermöglicht automatische Updates der Debitoren- und Kreditorenkonten und reduziert manuelle Eingriffe. Es werden auch Compliance-Prüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass gesetzliche und steuerliche Anforderungen erfüllt sind.

Vorschriften und Compliance für die E-Rechnung

Neben den offensichtlichen Vorteilen gibt es noch einen weiteren guten Grund, E-Rechnungen in Ihr Unternehmen zu integrieren  – gesetzliche Vorgaben.

In den vergangenen Jahren hat sich die E-Rechnung in der Europäischen Union stark verbreitet, insbesondere durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine standardisierte E-Rechnung für öffentliche Aufträge vorschreibt. Dies beinhaltet den Standard EN 16931, der für Einheitlichkeit, Konsistenz und grenzüberschreitende Interoperabilität sorgt. 

Behörden sind verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen, die den Spezifikationen der EU entsprechen, um gesetzeskonform zu bleiben. Dies bedeutet, dass Datenformate, steuerliche Anforderungen und Sicherheitsprotokolle wie digitale Signaturen eingehalten werden müssen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungssysteme mit der Infrastruktur der öffentlichen Verwaltung kompatibel sind – insbesondere bei B2G-Transaktionen (Business to Government). Verstöße gegen diese Vorschriften können zu Zahlungsverspätungen oder Strafen führen.

Die gute Nachricht: Die Richtlinie wird den Beschaffungs- und Abstimmungsprozess effizienter machen, manuelle Arbeit verringern und menschliche Fehler vermeiden.

Vorschriften für E-Rechnungen variieren weltweit. Länder außerhalb der EU – etwa das Vereinigte Königreich und die USA – könnten dennoch feststellen, dass EU-Kunden auf die Einhaltung der Regelungen bestehen, um Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten. 

Wie gelingt der Wechsel zur E-Rechnung?  

Der Wechsel zur E-Rechnung kann mit einem klar strukturierten Plan reibungslos erfolgen. Hier ist ein einfacher Schritt-für-Schritt-Plan. 

1. Prüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse und identifizieren Sie Bereiche, die verbessert werden können.
   
   
2. Wählen Sie eine verlässliche, gesetzeskonforme E-Rechnungslösung, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme integrieren lässt.
   
   
3. Testen Sie die neue Lösung, wenn möglich, in einem weniger kritischen Geschäftsbereich. So können Sie Probleme erkennen und beheben, bevor Sie sie unternehmensweit einführen.
   
   
4. Schulen Sie Ihre Teams, damit das System korrekt implementiert wird.
    
5. Informieren Sie Geschäftspartner und Kunden über den Umstieg auf E-Rechnung und gehen Sie auf mögliche Bedenken oder technische Herausforderungen ein.
   
   
6. Überprüfen Sie regelmäßig die lokalen Vorschriften und Steuergesetze zur E-Rechnung und automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, um Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Transparenz zu schaffen. 

Fazit: E-Rechnungslösungen 

E-Rechnung und damit verbundene Lösungen für Rechnungs- und Spesenverarbeitung revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzprozesse verwalten. Sie automatisieren Abläufe, verbessern die Genauigkeit und gewährleisten die Einhaltung neuer Vorschriften. Gleichzeitig fördern sie die Effizienz von Transaktionen im öffentlichen und privaten Sektor und erleichtern den grenzüberschreitenden Handel, der dadurch transparenter wird. Mit der fortschreitenden digitalen Transformation wird die E-Rechnung zum globalen Standard und bietet Unternehmen jeder Größe Vorteile wie geringere Kosten und optimierte, sichere Abläufe.

Da sich die Vorschriften zur E-Rechnung weiterentwickeln, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für Unternehmen, auf konforme, sichere und effiziente Lösungen für Rechnungs- und Spesenmanagement umzusteigen. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind – eine umfassende E-Rechnungsplattform kann Ihre Prozesse optimieren und die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, wodurch Sie Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich positionieren.  

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