In diesem Artikel besprechen wir drei Kernpunkte für die Einhaltung der Vorschriften für Geschäftsreisen und Expense-Compliance in Deutschland: Tagegelder (Spesen), Kilometergeld sowie GoBD Reporting und Kontrolle.
Tagegelder (Spesen)
In Deutschland haben Dienstreisende, die mindestens acht Stunden auf Dienstreise sind, Anspruch auf Erstattung ihrer Verpflegung. Dieses sogenannte Tagegeld ist unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Die Spesensätze sind in der Tabelle des BMF (Bundesministerium der Finanzen) festgelegt und hängen vom Reiseziel (innerhalb Deutschlands oder im Ausland) und der Reisedauer ab.
Die Spesenregelung gilt sowohl für Reisen innerhalb als auch außerhalb von Deutschland:
- Abwesenheit < 8 Stunden: kein Anspruch auf Spesen
- Abwesenheit 8 - 24 Stunden: kleiner Spesensatz
- Abwesenheit > 24 Stunden: großer Spesensatz
Für Deutschland gilt bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden der kleine Spesensatz von 14 Euro. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden gilt der große Spesensatz von 28 Euro. Bis zu dieser Höhe sind die Spesen (Tagegelder) steuerfrei.
Bei mehrtägigen Reisen erhält der Reisende am ersten und letzten Tag, unabhängig von der Dauer der Reise, den kleinen Spesensatz.
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023. Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von 8 Euro je Kalendertag auf 9 Euro je Kalendertag angehoben.
Abzüge vom Tagegeld
Für Mahlzeiten, die Arbeitnehmer nicht selbst bezahlt haben, werden Abzüge vom Tagegeld vorgenommen, sogenannte Kürzungen. Ist beispielsweise das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten (die vom Arbeitgeber bezahlt wurden) oder wird dem Reisenden im Rahmen einer Veranstaltung ein Mittagessen serviert, gelten, unabhängig vom Reiseland, folgende Abzüge:
- 20 % für ein Frühstück
- 40 % für ein Mittagessen
- 40 % für ein Abendessen
Kilometerpauschale
Nutzt der Reisende sein privates Fahrzeug für betrieblich veranlasste Fahrten, steht ihm eine vollständige Erstattung seiner Fahrtkosten zu. Die Erstattung erfolgt ab dem ersten Kilometer, bei dem der Reisende sein Fahrzeug für die Dienstfahrt einsetzt, also beispielsweise bereits ab seinem Wohnort. Arbeitgeber können ihren Beschäftigten die Nutzung ihres eigenen Fahrzeugs für Dienstreisen mit der sogenannten Kilometerpauschale vergüten. Erhält der Arbeitnehmer diese nicht vom Arbeitgeber, kann er sie über die jährliche Einkommensteuererklärung geltend machen.
Für 2024 gilt eine Kilometerpauschale von €0,30 / Kilometer (bei Fahrten mit dem privaten PKW) bzw. €0,20 / Kilometer (bei Fahrten mit anderen motorisierten Fahrzeugen). Diese Beträge gelten für das In- und Ausland und sind unabhängig von der Kilometeranzahl.
Achtung: Die Kilometerpauschale darf nicht mit der Pendlerpauschale verwechselt werden. Letztere gilt für Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnort.
GoBD Reporting und Kontrolle
Reporting und digitale Aufbewahrung
In der GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff definiert. Sie befassen sich mit der ordnungsgemäßen elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen und dem Umgang mit steuerlich relevanten Dokumenten wie beispielsweise Spesen.
Die Neufassung der GoBD ermöglicht das mobile Scannen, die digitale Speicherung (E-Archivierung) und die Nutzung von Cloud-Systemen für ein papierloses Finanzwesen.
Kontrolle
Die GoBD weisen auch auf die Compliance-Anforderungen an den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen durch die deutschen Finanzbehörden hin. Dabei gibt es drei Stufen des Zugriffs, wobei die Finanzverwaltung entscheiden kann, welchen Zugriff sie bei einer Prüfung erhalten muss:
- Z1 - Direkter Nur-Lesezugriff
- Z2 - Indirekter Zugriff
- Z3 - Datenträgerfreigabe/Datentransfer
BONUS: Rückerstattung der Mehrwertsteuer
Unternehmen, die sich korrekt an die GoBD halten, können ein vollständig papierloses Finanzwesen und Steuerverfahren hantieren, einschließlich der Rückforderung der ausländischen Mehrwertsteuer. Sie können entweder ihre eigenen Rückforderungen einreichen oder ein Steuerbüro mit der Rückforderung der Mehrwertsteuer beauftragen.
Beispiele für erstattungsfähige Ausgaben auf Dienstreisen:
- Hotelaufenthalte
- Autovermietung
- Konferenzen und Veranstaltungen
- Aus- und Fortbildungsmaßnahmen
Mit zahlreichen in Deutschland tätigen Kunden hat Mobilexpense die Compliance-Anforderungen des Landes gemeistert. Unsere Compliance-Abteilung überwacht aktiv Updates aus über 70 Ländern und aktualisiert die Anwendung mit den neuesten Änderungen. Von Freibeträgen über GoBD-Grundsätze bis hin zur integrierten Mehrwertsteuererstattung garantieren wir unseren Kunden ein sorgenfreies und problemloses Expense Management.
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