Wenn es um Reise- und Spesendaten geht, bieten die meisten Spesenlösungen nur feste Dashboards mit begrenzten Bearbeitungs- und Freigabefunktionen. Diese begrenzten Funktionen führen zu einer geringen Akzeptanz, d. h. zu einem geringen Ausgabenbewusstsein der Nutzer und einer geringen Kostenkontrolle der Finanzfachleute.
Mit Analytics wollen wir das ändern. Wir möchten unseren Nutzern, Zugang zu allen ihren Daten geben, und zwar auf eine visuelle Art und Weise, die für sie funktioniert, und nicht auf eine Art und Weise, um die sie herumarbeiten müssen. Heute führen wir Sie durch unser neues Analytics-Modul.
Lernen Sie von Ihren Daten mit Mobilexpense Analytics
Was ist „neu“ an Analytics? Kurz gefasst: Alles. Unser Produktteam hat Analytics von Grund auf überarbeitet, angefangen bei der Technologie, die es antreibt.
Analytics bietet Ihnen die Möglichkeit, über Spesen sowohl auf Ebene der Einheiten als auch auf Gruppenebene zu berichten, Spesendaten auf Objektebene zu visualisieren, in Ihren Genehmigungsprozess einzutauchen, Warnmeldungen zu erhalten und vieles mehr. Und das alles innerhalb von Self-Service-Boards, die die Nutzer Ihres Unternehmens selbst bearbeiten und untereinander austauschen können.
Lassen Sie uns eintauchen!
Gehen Sie ins Detail auf Einzelpostenebene
Mit dem neuen Mobilexpense Analytics können Controller, Vorgesetzte und Berichterstatter von Unternehmen Berichte auf der Ebene der einzelnen Transaktionen erstellen.
Das bedeutet, dass sie Transaktionen auf der Grundlage einer der folgenden Kriterien anzeigen können:
- Gruppe
- Unternehmen
- Kostenstelle
- Projekt/Aufgabe
- Geografische Informationen
- Kategorien, einschließlich benutzerdefinierter Kategorien
- Händler
- Zahlungsmethode und Kartentyp
- Benutzerdefinierte Felder
Warum ist das wichtig? Weil es Nutzern ermöglicht, tief in die Ausgabendaten des Unternehmens einzutauchen, um Ist-Zustände zu sehen und Trends sowie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung mit Listen der größten und kleinsten Ausgaben zu erkennen. Außerdem erhalten Nutzer einen Überblick über die Compliance bei den Ausgaben – einschließlich Ausreißern. Dies ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie sicherstellen können, dass jeder Euro sinnvoll ausgegeben wird, und mit dem Sie Ihre Effizienz und Rentabilität verbessern können.
Analysieren Sie Ihren Genehmigungsprozess – und seine Unzulänglichkeiten
Mitarbeiter warten in der Regel nicht gerne darauf, dass ihr Arbeitgeber ihnen ihre legitimen geschäftlichen Ausgaben erstattet. Und unzufriedene Mitarbeiter sind in der Regel auch weniger produktiv. Sobald also eine Spesenabrechnung eingereicht wurde, ist es in aller Interesse, dass sie so schnell wie möglich genehmigt und bezahlt wird. Doch der Genehmigungsprozess ist oft quälend langwierig, was zu verärgerten Mitarbeitern führt.
Das Mobilexpense Analytics Modul gibt Nutzern einen Überblick über die Zykluszeiten auf Berichtsebene. So können sie sehen, wie lange es dauert, bis ein Bericht den Prozess der Genehmigung, Kontrolle und Zahlung durchläuft. So können Sie Engpässe innerhalb von Abteilungen oder bei bestimmten Nutzern erkennen – und sie entsprechend bearbeiten, um den Prozess zu beschleunigen.
Dieses Modul bietet auch ein Reporting über die Ablehnung von Spesenabrechnungen. Nutzer können die Anzahl der Ablehnungen für eine bestimmte Person, Spesenabrechnung, Abteilung oder mehr sowie die verschiedenen Gründe für die Ablehnungen einsehen. Insbesondere gibt es Ansichten, die Verzögerungen pro Mitarbeiter, Kostenstelle, Einheit und sogar Zahlungsmethode verfolgen.
Anhand dieser Daten können Sie „schlechte Leistungsträger“ mit einer hohen Anzahl von Ablehnungen und regelmäßigen Vorkommnissen identifizieren. Außerdem erhalten Sie so die Daten, um Ihre Reise- und Spesenpolitik zu überarbeiten und an die Realität der Mitarbeiter vor Ort anzupassen. Wenn z. B. die Hotelrechnungen Ihrer Mitarbeiter in der Schweiz regelmäßig aus Kostengründen abgelehnt werden, sollten Sie die Spesenpolitik vielleicht überarbeiten, um sie an die tatsächlichen Kosten für Hotelzimmer in der Schweiz anzupassen.
Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen an Reports
Die meisten gängigen Tools zur Spesenabrechnung bieten Nutzern ein festes Dashboard mit begrenzten Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung. Das heißt, wenn verschiedene Nutzer auf ein Dashboard zugreifen möchten, müssen die Daten erst heruntergeladen und dann gemeinsam genutzt werden.
Mobilexpense Analytics bietet Nutzern einen einzigen, kollaborativen Arbeitsbereich, der vom gesamten Team genutzt wird. Alle Nutzer können dieselben Reports einsehen und bearbeiten, Dashboards erstellen und gemeinsam nutzen oder sie voneinander kopieren und bearbeiten. Sie haben volle Freiheit bei der Konfiguration ihrer Dashboards, einschließlich des Hinzufügens oder Entfernens von Feldern und des Zoomens auf einen bestimmten Bereich wie Kostenstelle, Projekt oder Einheit.
Technisch versierte Nutzer können sogar ihre eigenen Metriken oder Gruppierungen erstellen. Und Nutzer können geplante Berichte für sich selbst oder für andere einrichten, um Daten offen und einfach auszutauschen.
Mit Analytics sind alle Nutzer auf der gleichen Seite, sehen die gleichen Daten und können so schneller bessere datengestützte Entscheidungen treffen.
Tauchen Sie mit anderen Tools tief in Ihre exportierten Berichte ein
Die Berichte und Dashboards von Mobilexpense Analytics können in verschiedene Dateitypen exportiert werden, um sie weiter zu analysieren oder mit externen Parteien zu teilen:
- Flat File (.csv)
- Excel (.xlsx)
- PDF (für visuelle Darstellungen)
Exporte in diese Dateiformate können geplant und per E-Mail an beliebige Nutzer in einem bestimmten Rhythmus versandt werden.
Lassen Sie sich über Anomalien und überschrittene Schwellenwerte benachrichtigen
Nutzer können in Mobilexpense Analytics ihre eigenen Benachrichtigungen einrichten, um beim Überschreiten bestimmter Schwellenwerte benachrichtigt zu werden. Diese Benachrichtigungen werden in einem Dashboard mit Filtern auf der Grundlage von Dimensionen wie Kategorien, Beschreibungen oder Namen konfiguriert. Die numerischen Schwellenwerte können mit einem Auslöser „über“ oder „unter“ der gewählten Zahl festgelegt werden.
Die Nutzer von Mobilexpense können so Anomalien erkennen und darauf reagieren, bevor potenzielle Probleme sich ausbreiten oder zu größeren Problemen im Unternehmen führen können.
Warum die Überarbeitung?
Wir sind ständig dabei, unsere Produkte zu überprüfen, in sie zu investieren und sie zu verbessern, um unseren Kunden die bestmöglichen Funktionen und Nutzererfahrungen zu bieten. In diesem Sinne haben wir unser Analytics-Modul unter die Lupe genommen und beschlossen, es von Grund auf mit neuer Technologie zu überarbeiten, um unseren Kunden die tiefgreifenden Analysemöglichkeiten zu bieten, die sie wünschen, und brauchen, um ihre Ausgabenprozesse zu optimieren.
Wir haben die Möglichkeiten unseres früheren Analytics-Moduls erweitert und sowohl den Self-Service-Aspekt als auch den Umfang der Daten, über die berichtet werden kann, verbessert. Außerdem haben wir das neue Analytics-Modul sehr viel dynamischer gestaltet. Nutzer können ihre eigenen Dashboards, Diagramme und Auszüge erstellen.
Letztendlich wollen wir es unseren Kunden erleichtern, ihre Reise- und Spesendaten zu konsolidieren. Diese Datenintegration ermöglicht eine genauere Analyse der Gesamtkosten und erlaubt es den Nutzern, Verbindungen zwischen Daten zu finden, Abweichungen zu erkennen und Anomalien aufzudecken.
Wir möchten, dass sich unsere Kunden durch ihre Daten gestärkt fühlen und die Reporting-Entscheidungen treffen können, die am besten zu ihnen passen; Dabei profitieren sie von unserem Fachwissen, ohne sich bei der Erstellung von Berichten darauf verlassen zu müssen. Ganz gleich, ob es sich um menschliches Versagen, Betrugsversuche oder laxe Ausgaben handelt, Sie haben die Möglichkeit, unnötige Ausgaben zu vermeiden und das Beste aus jedem Euro herauszuholen.
Entdecken Sie das neue Mobilexpense Analytics und erleben Sie, wie Sie Ihre eigenen Daten nutzen können, um Entscheidungen zu treffen, die für Sie funktionieren. Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Unklarheiten.
