Spesen Schweiz: Das müssen Sie wissen | Tabellen & Beispiele

Als Geschäftsreisender in Deutschland sind Ihnen die Begriffe Reisekosten und Spesen sicherlich vertraut. Doch jedes Land handhabt diese Themen unterschiedlich. Während in Österreich, Belgien und der Schweiz ähnliche Konzepte existieren, gibt es dennoch wesentliche Unterschiede in den Regelungen und Bezeichnungen, die es zu beachten gilt.

Dieser Artikel bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über die Spesenpraxis in der Schweiz im Jahr 2025.

Was sind Spesen in der Schweiz?

Unter Spesen versteht man in der Schweiz Auslagen, die Mitarbeitenden in Ausübung ihrer Tätigkeit am Arbeitsort oder auf Dienstreisen entstehen (§ 64 Abs. 1 VVO).

Dazu zählen insbesondere:

• Fahrtkosten (öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen, Taxi etc.)
• Verpflegungsmehraufwendungen (Mahlzeiten, die aufgrund der Reise anfallen)
• Übernachtungskosten (Hotel, AirBnB, Unterkünfte)
• Zusätzliche Ausgaben (Parkgebühren, Mautkosten, Eintrittsgelder für geschäftliche Veranstaltungen)

Wichtig ist, dass diese Kosten in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen und hinsichtlich ihrer Höhe angemessen sind.

Anspruch auf Spesen in der Schweiz

Die gesetzlichen Regelungen zur Spesenerstattung sind im Obligationenrecht (OR) Art. 327a Abs. 1 ff. verankert. Dort heißt es:

„Der Arbeitgebende muss einem Arbeitnehmenden alle Aufwendungen ersetzen, die diesem bei seiner Tätigkeit für den Arbeitgebenden entstanden sind.“

Das bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, beruflich bedingte Kosten ihrer Mitarbeitenden zu erstatten. Dazu zählen insbesondere:

• Verpflegungs- und Übernachtungsmehraufwand
• Reisenebenkosten (Parktickets, Mautgebühren, Eintrittskarten)
• Transportkosten für geschäftliche Fahrten

Pauschalspesen

Neben der direkten Erstattung der tatsächlichen Kosten gibt es auch die Möglichkeit von Pauschalspesen, geregelt in Art. 327a Abs. 2 OR. Diese erlauben es Unternehmen, monatlich festgelegte Beträge zur Deckung regelmäßiger Spesen zu zahlen, ohne dass für jede einzelne Ausgabe ein Beleg vorgelegt werden muss.

Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) empfiehlt für Pauschalspesen etwa 3-5 % des Nettolohns, mit einem Maximum von CHF 24.000 pro Jahr.

Wichtig: Bestimmte Spesen erfordern weiterhin eine detaillierte Belegführung, insbesondere wenn sie steuerlich geltend gemacht werden.

Welche Aufwendungen durch die Pauschalen abgedeckt werden, für welche eine Originalquittung zur Erstattung und weitere Besonderheiten rund um die steuerliche Beurteilung, entnehmen Sie dem Schweizer Obligationenrecht.

Höhe der Spesen in der Schweiz

In der Praxis kann die Spesenhöhe je nach Branche, Position oder Tätigkeitsbereich variieren. Viele Unternehmen und Organisationen legen eigene Richtlinien fest, die von den gesetzlichen Pauschalen abweichen können.

Eine häufig verwendete Methode zur Spesenabrechnung in der Schweiz ist die Pauschalzahlung. Hierbei wird eine feste Tagessatzpauschale festgelegt, die alle Ausgaben abdecken soll. Der Pauschalbetrag variiert in der Regel zwischen 50 CHF und 150 CHF pro Tag, abhängig von der Region und den individuellen Unternehmensrichtlinien.

Spesensätze für deutsche Geschäftsreisende in der Schweiz

Für Mitarbeitende aus Deutschland, die beruflich in die Schweiz reisen, gelten die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegten Spesensätze für Auslandsreisen. Diese definieren die steuerlich anerkannten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, die deutsche Unternehmen für Geschäftsreisen ins Ausland ansetzen können.

Aktuelle Spesensätze 2025 für die Schweiz (Stand: 01. Januar 2025):

• Genf: Verpflegungspauschale 66 € pro Tag, Übernachtungspauschale 186 € pro Nacht
• Übrige Schweiz: Verpflegungspauschale 64 € pro Tag, Übernachtungspauschale 180 € pro Nacht

Mehr dazu: Eine Übersicht über die aktuellen Spesensätze für das Ausland aus deutscher Sicht finden Sie in unserem Artikel Spesenpauschalen-Tabelle 2025 für Deutschland und das Ausland

Kilometergeld Schweiz

Der Touring Club Schweiz (TCS) veröffentlicht jährlich aktualisierte Kilometerkosten für verschiedene Fahrzeugtypen und Kantone. Diese dienen als Richtwert für die Erstattung von Fahrtkosten, insbesondere für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug.

Für das Jahr 2025 steigen die Kilometerkosten auf 76 Rappen pro Kilometer, vier Rappen mehr als 2024. Hauptgründe sind:

• Höhere Neuwagenpreise (+10 %), die zu steigenden Abschreibungskosten führen
• Neue gesetzliche Vorschriften für Fahrassistenzsysteme
• Erhöhte Treibstoff-, Wartungs- und Versicherungskosten

Berechnung der Kilometerkosten

Die TCS-Berechnung basiert auf fixen und variablen Kosten:

• Fixe Kosten: Abschreibung, Kapitalverzinsung, Versicherungen, Verkehrssteuer, Garagierung
• Variable Kosten: Treibstoffverbrauch, Reifenverschleiß, Service und Reparaturen

Spesenpauschalen Schweiz 

Standardwerte für die Spesenabrechnung

* Abweichende Beträge möglich, falls ein Beleg vorliegt. Quelle: Presseportal Schweiz

Spesen Schweiz: steuerliche Behandlung

Werden die Spesen anhand von Belegen abgerechnet und erstattet, müssen diese steuerlich deklariert werden. Bei der Erstattung von Spesen besteht unter bestimmten Voraussetzungen keine Deklarationspflicht. Je nach Abrechnungsart müssen Spesen steuerlich deklariert werden:

• Belegbasierte Spesenabrechnung: Alle Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen und in der Steuererklärung erfasst werden.
• Pauschalspesen: Unter bestimmten Voraussetzungen entfällt die Deklarationspflicht, wenn die Spesen den anerkannten Pauschalbeträgen entsprechen.

Typische Spesen, die steuerfrei bleiben:

Mittag- oder Abendessen (bis CHF 30.–)
Kilometerentschädigung (bis 76 Rappen/km)
Kleinspesen (bis CHF 20.– pro Tag)

Alle Regeln und die genauen Voraussetzungen rund um die Deklarationspflicht entnehmen Sie dem Schweizer Obligationenrecht.

Schweizer Unternehmen haben zudem die Möglichkeit, ihr individuelles Spesenreglement bei der kantonalen Steuerbehörde genehmigen zu lassen.

Tipp: Prüfen Sie Ihre Spesenrichtlinien regelmäßig auf steuerliche Änderungen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Fazit

Die Handhabung von Spesen in der Schweiz ist klar geregelt, lässt jedoch Raum für unternehmensspezifische Anpassungen. Es ist essenziell, sich sowohl an die gesetzlichen Vorgaben als auch an interne Richtlinien zu halten, um eine korrekte und transparente Spesenabrechnung sicherzustellen.

2025 sollten Unternehmen besonders beachten:
Gestiegene Kilometerkosten und deren steuerliche Auswirkungen
Aktualisierte Spesensätze für Verpflegung und Unterkunft
Digitalisierte Spesenabrechnung zur Reduktion des administrativen Aufwands

Indem Sie sich regelmäßig über gesetzliche Änderungen informieren und effiziente Spesenmanagement-Tools nutzen, können Sie sich und Ihr Unternehmen optimal aufstellen.