Digitale Transformation starten: Der Weg zum papierlosen Arbeiten

Einleitung: Der Weg zum papierlosen Ausgabenmanagement 

In einer Welt, die immer papierloser wird, ist die digitale Transformation entscheidend für ein effizientes Unternehmen. In der Praxis kann dieser Wandel jedoch langwierig und herausfordernd sein. Der Einstieg mag schwierig sein, doch das Ausgabenmanagement ist ein Bereich, der schnelle, messbare Erfolge bringt, ohne den Betrieb wesentlich zu stören. Hier wird deutlich, wie Technologie effektiv eingesetzt Wachstum fördern kann.
 
In diesem Artikel werfen wir einen kurzen Blick auf die traditionellen Herausforderungen papierbasierter Buchhaltung und beleuchten, wie Unternehmen zunehmend auf innovative Lösungen für die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben setzen – unterstützt durch KI. 

Die Vorteile des papierlosen Arbeitens

Die Nachteile von Papierbelegen im Ausgabenmanagement sind jedem Geschäftsinhaber bekannt: Belege gehen verloren, manuelle Dateneingabefehler passieren häufig (oft über mehrere Plattformen verteilt), und Rückerstattungen verzögern sich. Die unmittelbaren Vorteile des papierlosen Arbeitens liegen auf der Hand: höhere Effizienz, geringere Kosten und eine bessere Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Unsere Reisekostenabrechnung-Lösung bietet einen detaillierten Überblick über diese Vorteile. Doch das ist nur der Anfang. Der Genehmigungsprozess wird beschleunigt, die Datensicherheit steigt durch automatische Backups, und die Umweltbelastung wird in Zukunft reduziert.

Die Zahlen sprechen für sich: Unsere Daten belegen, dass die digitale Archivierung von Ausgabenberichten durchschnittlich 1,40 € pro Bericht spart. Bei einer typischen Firma, die etwa 50.000 Berichte pro Jahr erstellt, können diese Einsparungen sowohl die Effizienz steigern als und die Profitabilität eines Unternehmens deutlich beeinflussen.

Chancen für Automatisierung und Digitalisierung variieren je nach Land. Digitale Signaturen sind beispielsweise oft, aber nicht immer, erforderlich. Daher müssen Unternehmen Lösungen entwickeln, die Prozessunterschiede berücksichtigen, ohne ihre Ausgabenprozesse in jedem Markt komplett neu gestalten und lokalisieren zu müssen.

Bei Mobilexpense unterstützen wir die Einführung papierloser Lösungen in den meisten EU-Ländern*, sowie im Vereinigten Königreich, in der Schweiz, Japan, Australien, Ägypten, Kanada und den USA. Unsere Lösung funktioniert grenzüberschreitend und ist für Unternehmen jeder Größe geeignet – von kleinen und mittleren Betrieben bis hin zu Großkonzernen. Doch dazu später mehr. 

Digitale Transformation als Basis für Automatisierung

Die Digitalisierung ist mehr als nur ein Synonym für operative Effizienz. Sie legt den Grundstein für einen weiteren wichtigen Trend: die Automatisierung. Der Wechsel von manuellen, papierbasierten Prozessen hin zu digitalen Workflows ermöglicht es, Ausgabendaten nahtlos zu erfassen, zu speichern und in Sekundenschnelle abzurufen. Diese digitale Grundlage schafft die Voraussetzung für Automatisierungstools, die Aufgaben wie die Kategorisierung von Ausgaben, die Belegverarbeitung und Genehmigungsabläufe optimieren.

Die Digitalisierung Ihrer Unterlagen bringt zusätzliche Vorteile mit sich. Sie hilft, den Speicherplatz effizienter zu nutzen. Denn was beansprucht mehr Platz: eine Festplatte oder ein ganzer Raum mit Aktenordnern? Darüber hinaus ermöglicht sie eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten. Die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten ist ein wichtiger Grund, warum Unternehmen auf papierlose Lösungen setzen – insbesondere, um Audits effizienter zu meistern.

Schnellere Rückerstattungen, höhere Genauigkeit und verbesserte Sicherheitsstandards sind wichtige Vorteile. Außerdem können mehr Ressourcen dafür genutzt werden, Ihr Unternehmen voranzubringen, anstatt vergangene Ausgaben mühsam nachzuvollziehen. Die vollständige Digitalisierung ist daher ein entscheidender Schritt. Sie führt nicht nur zu einem intelligenten, automatisierten Ausgabenmanagement, sondern hat auch positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Skalierbare Entscheidungen werden nicht mehr von Einzelpersonen getroffen. Neue Kapazitäten und Fähigkeiten werden freigesetzt, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern.

Das kann nicht im Alleingang geschehen. Unternehmen sehen sich mit einem komplexen Geflecht aus lokalen und europäischen Vorschriften konfrontiert, die oft miteinander konkurrieren und zusätzliche Herausforderungen im Ausgabenmanagement in ganz Europa schaffen. Die DSGVO stellt Anforderungen an die Verarbeitung und Speicherung von Daten, während die Mehrwertsteuerrichtlinie die Rückerstattung von Mehrwertsteuer auf Geschäftsausgaben in der EU regelt. Diese Regeln stehen manchmal im Konflikt mit nationalen Gesetzen und machen es für Unternehmen, die in mehreren Märkten tätig sind, besonders schwierig.

Die Lösung ist die Einführung eines digitalen Ausgabenmanagementsystems mit integrierten Compliance-Funktionen, wie Echtzeit-Mehrwertsteuerberechnungen, detaillierten Prüfpfaden und automatischen Updates, die Änderungen in den Vorschriften berücksichtigen. So lassen sich rechtliche Risiken minimieren, und Unternehmen bleiben grenzüberschreitend regelkonform – was wir als „zukunftssichere globale Compliance“ bezeichnen.  

Datenqualität mit digitalen Tools verbessern 

Strukturierte, saubere Daten sind die Grundlage für jedes Unternehmen, das seine Prozesse effizient skalieren möchte. Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Menge an Daten aus zentralen Bereichen wie Kundeninteraktionen, Vertrieb und Marketing – und das kann schnell unüberschaubar werden.  
 
Aus diesem Grund bringt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und ein optimiertes Datenmanagement sowohl kurzfristige als auch langfristige Vorteile. Auch wenn einige Prozesse (wie die Steuerkonformität) noch nicht vollständig automatisiert sind, sorgt die Digitalisierung dafür, dass die dafür benötigten Daten verfügbar und korrekt sind. Saubere Daten sind wiederum entscheidend für die erfolgreiche Einführung fortschrittlicher Technologien wie KI und maschinelles Lernen.

Durch die Digitalisierung von Prozessen können Daten nahtlos über Plattformen hinweg integriert werden. Das hilft Unternehmen, Workflows zu optimieren und Automatisierungschancen in Bereichen wie der Ausgabenerfassung und dem Reporting zu identifizieren. Der kumulative Effekt ist eine gesteigerte Kapitalrendite – auch wenn die Kosten für die Umsetzung der vollständigen Automatisierung weiterhin anfallen. 

KI für die Transformation von Unternehmen nutzen

 
KI geht über die reine Automatisierung hinaus. Sie kann enorme Datenmengen in hoher Geschwindigkeit verarbeiten und hat damit das Potenzial, Geschäftsabläufe und Effizienz grundlegend zu verändern. Sie bietet Echtzeit- und Vorhersagefunktionen, die zu flexibleren und reaktionsfähigeren Prozessen führen. Im Ausgabenmanagement bedeutet das zum Beispiel, betrügerische Abrechnungen zu erkennen oder potenzielle Budgetüberschreitungen frühzeitig zu melden. Zudem analysieren KI-Algorithmen Trends bei Abteilungsausgaben, helfen Budgets zu optimieren und Ressourcen neu zu verteilen, sodass Finanzteams sich auf komplexe und strategische Aufgaben fokussieren können.   

Verbesserte Datenqualität, kombiniert mit der Schnelligkeit und Effizienz der Automatisierung, fördert bessere Entscheidungen und schafft effizientere, vernetzte Abläufe. Das senkt Kosten, spart Ressourcen und eröffnet neue Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung. Wer jetzt den Fokus auf Datenqualität und Digitalisierung legt, stellt sicher, dass das Unternehmen in der Lage ist, künftig reibungslos zu skalieren und neue Technologien sowie Marktchancen zu nutzen.

Betrachten wir das Ausgabenmanagement: Unternehmen müssen nicht warten, bis sie eine bestimmte Größe erreicht haben, etwa in Bezug auf Mitarbeiterzahl oder Umsatz, um Teile ihrer Prozesse zu digitalisieren. Unsere Lösungen sind für Unternehmen jeder Entwicklungsphase geeignet.  
 
Multinationale Unternehmen (MNU) – darunter auch unsere Kunden in Deutschland und Großbritannien, betreiben Büros in mehreren Ländern und unterliegen unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen. Ihre komplexen Finanz- und Buchhaltungsprozesse erfordern umfassende Integration und Flexibilität. Wir bieten lokale Implementierungen mit internationalen Fähigkeiten und einer individuell anpassbaren Compliance-Lösung, die umfassend verwaltet wird.

Mittelständische Unternehmen haben möglicherweise weniger komplexe Anforderungen, benötigen aber dennoch Flexibilität und eine nahtlose Benutzererfahrung – in diesem Fall eine mobile App. Hier bieten wir vereinfachte Integrationen, eine leichtere Konfiguration, integrierte Zahlungskarten und eine standardisierte Lösung für das Ausgabenmanagement.

Fazit: Die Zukunft des Ausgabenmanagements ist papierlos und intelligent

Papierlose Workflows sind der erste Schritt, um Geschäftsprozesse zu modernisieren, doch dies ist erst der Anfang. Mit der Digitalisierung ihrer Prozesse schaffen Unternehmen einen wertvollen Pool an strukturierten Daten – eine unverzichtbare Ressource für den Einsatz von KI. Indem Papier und manuelle Prozesse abgeschafft werden, bereiten Firmen den Weg für KI, die Abläufe durch prädiktive Analysen, verbessertes Datenmanagement und weitere datengesteuerte Funktionen noch effizienter zu gestalten. 
 
Der Dominoeffekt dieses Wandels macht deutlich, dass Unternehmen ihre digitale Transformation besser heute als morgen beginnen sollten.

In einem dynamischen Markt, in dem KI zunehmend Einfluss gewinnt, ist es immer eine gute Idee, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Ganz gleich, ob Sie gerade erst auf papierlose Abläufe umstellen oder bereits KI in Ihr Ausgabenmanagement integrieren: Wir sind für Sie da. Erfahren Sie mehr darüber, warum Mobilexpense die richtige Wahl für Sie ist. Vereinbaren Sie eine Demo, um herauszufinden, wie Sie den nächsten Schritt gehen und zum Experten im Umgang mit komplexen Ausgaben werden können.