Mobiles Ausgabenmanagement neu gedacht
In den vergangenen Jahren wurden über die Hälfte aller Website-Aufrufe weltweit von mobilen Geräten aus getätigt. Heute stehen Millionen von Apps in den verschiedenen App Stores zur Verfügung.
Es ist klar: Mit dem Smartphone können Sie heute nahezu alles erledigen, was früher nur am Computer möglich war – einschließlich der Verwaltung von Unternehmensausgaben.
Bei Mobilexpense sind wir überzeugt: Digitales Ausgabenmanagement sollte so einfach sein wie ein Foto mit dem Smartphone zu machen.
Mit der KI-gestützten SpendCatcher App ist genau das möglich – so bleiben Nutzende überall produktiv und erfassen ihre Spesen und Reisekosten effizient und in Echtzeit.
Was ist SpendCatcher?
SpendCatcher ist eine der mobilen Apps von Mobilexpense für digitales Ausgabenmanagement – verfügbar für iOS and Android-Smartphones sowie Tablets.
Mit SpendCatcher werden Transaktionen automatisch erstellt. Ob Auslagen, Kilometerpauschalen oder Verpflegungspauschalen – die App führt Nutzende intuitiv durch den Erfassungsprozess und füllt Felder, wo möglich, automatisch vor.
Spesen werden einfach erfasst, indem ein Beleg oder eine Rechnung fotografiert und durch die KI-gestützte OCR-Erkennung verarbeitet wird.
Die Erfassung von Kilometerpauschalen ist ebenso leicht: Start- und Zielort werden in Google Maps eingegeben.
Und selbst komplexe Pauschalen berechnet SpendCatcher automatisch auf Basis weniger Parameter – unterstützt durch die leistungsstarke Mobilexpense-Engine.
SpendCatcher ist konsequent nutzerzentriert entwickelt und erleichtert den Arbeitsalltag von reisenden und mobil arbeitenden Mitarbeitenden.
Eine mobile App ermöglicht Produktivität überall dort, wo sie sonst kaum möglich wäre – etwa im Taxi oder während die Kaffeemaschine läuft.
Wir sind überzeugt: Eine Ausgabe zu erfassen, sollte nur wenige Sekunden dauern – und genau das ermöglicht SpendCatcher.
Wie SpendCatcher funktioniert
OCR-App für Reisekosten und Ausgaben
Die SpendCatcher App nutzt KI-gestützte optische Zeichenerkennung (OCR), um Zahlungsinformationen automatisch aus Belegen oder Rechnungen auszulesen.
Nutzende fotografieren einfach den Beleg – die OCR übernimmt den Rest: Sie liest und extrahiert automatisch Datum, Gesamtbetrag, Händlername und Stadt aus jedem Zahlungsnachweis und erstellt daraus eine Transaktion.
Anschließend prüfen die Nutzenden die Ausgabenzeile und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor, bevor sie die Ausgabe einreichen.
Kilometerpauschalen
Die Erstellung einer regelkonformen Kilometerpauschale ist mit SpendCatcher so einfach wie die Eingabe von Start- und Zielort in der App.
Über die Integration von Google Maps berechnet SpendCatcher automatisch die zurückgelegte Strecke und ordnet die korrekten Kilometerkosten zu.
Diese Berechnung basiert auf den eingegebenen Kilometern sowie den Reiserichtlinien des Unternehmens und lokalen Vorgaben – etwa Hubraum oder Kraftstoffart.
Nutzende können die Distanz bei Bedarf manuell anpassen, etwa um Umwege oder privat gefahrene Kilometer zu berücksichtigen.
Zur Erläuterung von Abweichungen gegenüber der Buchhaltung können Kommentare hinzugefügt werden.
Verpflegungspauschalen
Die Verwaltung von Pauschalen ist bekanntlich komplex – mit SpendCatcher wird sie jedoch zum Kinderspiel.
Reisende geben einfach Start- und Zielort, Datum sowie etwaige Verpflegungs- oder Übernachtungsoptionen an, für die sie eine Pauschale benötigen.
SpendCatcher berechnet die Pauschale präzise auf Basis der Unternehmensrichtlinien und der geltenden Landesvorgaben, inklusive notwendiger Abzüge (z. B. für Essensgutscheine oder bereitgestellte Mahlzeiten).
Die Nutzenden fügen den errechneten Betrag anschließend wie jede andere Ausgabe ihrem Spesenbericht hinzu.
User journey
SpendCatcher ist Ihr virtueller Assistent auf Geschäftsreisen.
Sobald Sie eine Reiseanfrage erstellt haben, können Sie SpendCatcher jederzeit öffnen, um Ausgaben zu erfassen – die App begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Holen Sie sich am Bahnhof einen Kaffee? Fotografieren Sie den Beleg direkt beim Entgegennehmen – und genießen Sie Ihren Kaffee, in dem Wissen, dass der Beleg sicher erfasst ist. Noch bevor Sie den Zug betreten, hat die KI-gestützte OCR-Technologie die relevanten Daten automatisch ausgelesen – ohne weiteren Aufwand.
Auch das Erfassen einer Kilometerpauschale oder Tagespauschale dauert nur wenige Sekunden – definitiv weniger Zeit, als Sie für Ihren Kaffee benötigen.
Auf dem Heimweg, vielleicht im Taxi, können Sie Ihren Spesenbericht erstellen und zur Genehmigung einreichen. Bis Sie zu Hause ankommen, ist er möglicherweise bereits genehmigt und die Auszahlung vorbereitet.
Wie SpendCatcher die Produktivität steigert
Die Vorteile von SpendCatcher sind doppelt wertvoll.
- Zum einen nimmt SpendCatcher den Nutzenden die manuelle Dateneingabe ab. Mit einem Klick wird die Datenerfassung automatisiert.
Dadurch können Ausgaben schnell und unkompliziert während weniger produktiver Zeiten – etwa in der U-Bahn oder bei einer Kaffeepause – erfasst werden. So bleibt mehr Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert, wenn die eigentliche Arbeitszeit beginnt. - Zum anderen sorgt die Kombination aus KI-gestützter OCR-Technologie und HDE (High Data Extraction) für eine höhere Datenqualität.
Das spart Zeit – sowohl bei der Erfassung durch die Nutzenden als auch bei der Prüfung durch das Controlling. Wenn die Daten von Anfang an korrekt sind, entfällt der mühsame Austausch zwischen Erfassenden und Prüfenden. Controller konzentrieren sich nur noch auf Unstimmigkeiten, anstatt jede einzelne Ausgabenposition manuell zu prüfen.
Probieren Sie SpendCatcher von Mobilexpense noch heute aus und vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement – für mehr Effizienz und Produktivität.
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