Tagespauschalen 2024: Bedeutung und Beispiele für DE, BE, UK

Tagespauschalen, auch bekannt als Verpflegungsmehraufwand oder Spesenpauschalen, sind feste Beträge, die Mitarbeitende von ihrem Arbeitgeber erhalten, um Kosten wie Verpflegung, Unterkunft und Nebenkosten während einer Geschäftsreise zu decken.

Diese Pauschalen erleichtern die Abrechnung und reduzieren den Aufwand, der durch das Sammeln und Einreichen einzelner Belege entsteht.

Die Höhe der Tagespauschale variiert je nach Land, Reiseziel und Dauer der Geschäftsreise. Auch innerhalb eines Landes können regionale Unterschiede bestehen. Unternehmen profitieren von der einfachen Budgetierung und der Möglichkeit, steuerfreie Zuschüsse bis zu den gesetzlich erlaubten Höchstbeträgen zu gewähren.

Wie werden Tagespauschalen versteuert?

Tagespauschalen sind bis zu den gesetzlichen Höchstbeträgen steuerfrei, da sie ausschließlich dazu dienen, berufsbedingte Ausgaben zu decken. Sie gelten nicht als Bonus oder Teil des regulären Gehalts. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden höhere Beträge als den steuerfreien Höchstwert zahlen, jedoch wird der übersteigende Anteil vom Finanzamt als Einkommen betrachtet und muss entsprechend versteuert werden.

Vorteile von Tagespauschalen

Tagespauschalen bieten sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende zahlreiche Vorteile:

• Einfachere Abrechnung: Mitarbeitende müssen keine Einzelbelege für kleinere Ausgaben wie Snacks oder Getränke sammeln. Sie vermeiden auch das mühsame Hantieren mit Papierbelegen, die schnell verblassen oder verloren gehen. Stattdessen können sie die Tagespauschale direkt nutzen, um ihre Ausgaben ohne zusätzliche Dokumentation zu decken.
  
  
• Zeitersparnis: Pauschalen vermeiden aufwändige Spesenabrechnungen, da keine detaillierte Aufschlüsselung oder Belegsammlung erforderlich ist. Mitarbeitende können ihre Abrechnung schneller abschließen, und das Finanzteam spart Zeit, da es sich nicht mit der Prüfung einzelner Transaktionen beschäftigen muss. Dieser vereinfachte Prozess reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und beschleunigt die Abrechnung von Reisekosten.
  
  
• Klare Kostenkontrolle: Unternehmen können die Kosten durch vorab festgelegte Pauschalbeträge besser planen und Überraschungen vermeiden. Die Budgetierung wird einfacher, da die Höhe der Pauschalen vorhersehbar ist und keine unerwarteten oder überhöhten Spesen entstehen. Dies schafft Transparenz und hilft Unternehmen, finanzielle Stabilität bei Reisekosten sicherzustellen.
  
  
• Erleichterte Prüfung: Tagespauschalen sind für das Finanzteam leicht zu überprüfen, da keine Einzeltransaktionen vorliegen. Statt aufwendiger Belegprüfungen reicht ein Blick auf die genehmigten Pauschalen, um sicherzustellen, dass Vorgaben eingehalten werden. Dies minimiert Fehler und sorgt für eine reibungslose Abrechnung im Finanzwesen.

Nachteile von Tagespauschalen

Trotz ihrer Vorteile können Tagespauschalen auch Herausforderungen mit sich bringen:

• Regulierungsaufwand: Besonders für kleine Unternehmen oder international tätige Konzerne kann es schwierig sein, die zahlreichen und oft wechselnden gesetzlichen Vorgaben in verschiedenen Ländern im Blick zu behalten.
  
  
• Fehlende Kostentransparenz: Da Ausgaben nicht im Detail aufgeführt werden, können Unternehmen nicht nachvollziehen, wie die Pauschalen tatsächlich verwendet werden. Dies erschwert eine genaue Kostenanalyse.
  
  
• Fehleranfälligkeit: Gerade bei grenzüberschreitenden Reisen können Fehler bei der Berechnung oder Anwendung der Pauschalen zu steuerlichen Problemen führen.

Wie können Tagespauschalen effizient verwaltet werden?

Um Tagespauschalen effizient und fehlerfrei zu verwalten, empfiehlt sich der Einsatz digitaler Lösungen für das Ausgabenmanagement. Solche Tools berücksichtigen automatisch die geltenden Vorschriften und erlaubten Höchstbeträge der jeweiligen Länder.

Vorteile von digitalen Lösungen:

• Automatisierte Berechnungen: Die Systeme berechnen Tagespauschalen basierend auf Reisezeiten, Abwesenheitsdauer und Zielorten automatisch.
  
  
• Einfache Abzüge: Mahlzeiten und andere bereits gedeckte Kosten werden automatisch von der Tagespauschale abgezogen.
  
  
• Reibungslose Abrechnung: Mitarbeitende können Pauschalen schnell beantragen, während Unternehmen sicherstellen, dass alle steuerlichen Vorgaben eingehalten werden.

Besonders bei mehrtägigen Reisen mit unterschiedlichen Abwesenheitszeiten sorgen Ausgabenmanagement-Lösungen für korrekte Abrechnungen und vermeiden kostspielige Fehler.

Nationale und Internationale Beispiele für Tagespauschalen

Deutschland

Jedes Jahr veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen die geltenden Verpflegungspauschalen für das folgende Jahr. Für 2024 gelten folgende Sätze:

• Kleine Pauschale (14 €):
  Diese Pauschale gilt für Geschäftsreisen mit einer Abwesenheit von 8 bis unter 24 Stunden, einschließlich der An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen.
  
  
• Große Pauschale (28 €):
  Diese Pauschale gilt für jeden vollen Kalendertag einer Geschäftsreise mit einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.
  
  
• Keine Pauschale:
  Geschäftsreisen mit einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums qualifizieren sich nicht für eine Pauschale.

Wenn eine Geschäftsreise an einem Tag beginnt und am folgenden Tag endet, jedoch keine Übernachtung beinhaltet, werden die Abwesenheitszeiten addiert. Ist die Gesamtabwesenheit länger als 8 Stunden, erhält die*der Mitarbeitende die Tagespauschale für den Tag, an dem die Abwesenheit überwiegend lag.

Die gleiche Logik gilt auch für Auslandsreisen. Die Höhe der Pauschale richtet sich jedoch nach dem Zielland.

• Abzüge für Mahlzeiten:
  Mahlzeiten, die die*der Mitarbeitende nicht selbst bezahlt (z. B. als Teil eines Events oder durch den Arbeitgeber gestellt), müssen von der Tagespauschale abgezogen werden:
  • 20 % der Tagespauschale für Frühstück
  • 40 % der Tagespauschale für Mittagessen
  • 40 % der Tagespauschale für Abendessen

Belgien

Ab dem 1. Juni 2024 beträgt die Tagespauschale für Reisen innerhalb Belgiens 20,80 €. Um Anspruch darauf zu haben, muss die Reise folgende Kriterien erfüllen:

• Dauer: Mindestens 6 Stunden
  
  
• Entfernung: Mindestens 25 km vom Zentrum der Gemeinde, in der die*der Mitarbeitende wohnt
  
  
• Keine zusätzliche Mahlzeitenentschädigung: Es darf keine andere Vergütung für Mahlzeiten erhalten werden

Für Übernachtungen innerhalb Belgiens, die mindestens 75 km entfernt sind, kann ein Übernachtungszuschuss von bis zu 156,05 € pro Nacht gewährt werden, vorausgesetzt, die Unterkunftskosten werden nicht separat erstattet.

Für Reisen ins Ausland gilt:

• Voller Tagessatz: Die Reise muss mindestens 10 Stunden dauern, um Anspruch auf die volle Tagespauschale des Ziellandes zu haben.
  
  
• Halber Tagessatz: Für Reisen unter 10 Stunden kann die*der Mitarbeitende die belgische Tagespauschale erhalten.
  
  
• Mehrtägige Reisen: Für An- und Abreisetage hat die*der Mitarbeitende Anspruch auf 50 % der Tagespauschale des Ziellandes, während für volle Tage im Ausland 100 % gewährt werden.

Mahlzeiten, die von der*dem Mitarbeitenden nicht selbst bezahlt werden (z. B. im Rahmen eines Events oder durch den Arbeitgeber bereitgestellt), müssen von der Tagespauschale abgezogen werden:

• 15 % für Frühstück
• 35 % für Mittagessen
• 45 % für Abendessen

Kein Abzug erfolgt, wenn die*der Mitarbeitende 50 % der Tagespauschale erhält (z. B. für den An- oder Abreisetag).

Vereinigtes Königreich

Im Vereinigten Königreich gibt es sogenannte Subsistence Allowances (Tagespauschalen). Diese Beträge gelten derzeit:

• £5: Für Reisen mit einer Dauer von mindestens 5 Stunden
• £10: Für Reisen mit einer Dauer von mindestens 10 Stunden
• £25: Für Reisen mit einer Dauer von mindestens 15 Stunden, wenn die Reise über 20:00 Uhr hinausgeht. Endet die Reise vor 20:00 Uhr, beträgt die Pauschale lediglich £10.

Zusätzlich kann eine Mahlzeitenpauschale von bis zu £10 pro Tag gezahlt werden, wenn die Reise mindestens 5 Stunden dauert und über 20:00 Uhr hinausgeht.

Abzüge für Mahlzeiten
Mahlzeiten, die von der*dem Mitarbeitenden nicht selbst bezahlt werden, werden wie folgt von der Pauschale abgezogen:

• £5 für Frühstück
• £5 bei der 5-Stunden-Pauschale (eine Mahlzeit)
• £10 bei der 10-Stunden-Pauschale (zwei Mahlzeiten)
• £15 für das Abendessen bei Reisen über 20:00 Uhr hinaus

Fazit

Tagespauschalen bieten eine praktische Möglichkeit, Reisekosten effizient zu verwalten und steuerliche Vorteile zu nutzen. Mit der passenden digitalen Lösung profitieren Unternehmen und Mitarbeitende von einer fehlerfreien, transparenten Abrechnung und können sich ganz auf die Geschäftsreise konzentrieren.