Das Wichtigste zum Thema Verpflegungszuschuss für Dienstreisende (auch Verpflegungsmehraufwand) lesen Sie in diesem Beitrag.
Verpflegungszuschuss auf Dienstreisen
Ob ein- oder mehrtägige Geschäftsreise, ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden hat ein Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf einen Verpflegungszuschuss im Rahmen der Verpflegungspauschale.
Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von zu Hause greift der kleine Spesensatz mit € 14, beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, erhält der Reisende € 28 Spesen netto zur freien Verfügung. Bis zu den genannten Beträgen sind die Spesen steuerfrei.
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023. Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
Besonderheiten beim Verpflegungszuschuss
Nachstehend finden Sie einige wichtige Aspekte, die Arbeitnehmer zum Thema Verpflegungszuschuss wissen sollten.
Anspruch
Einige Arbeitnehmer denken, dass der Arbeitgeber zur Zahlung des Verpflegungszuschusses (Verpflegungsmehraufwand) verpflichtet ist. Doch dem ist nicht so.
Eine Erstattungspflicht gilt lediglich für tatsächliche Aufwendungen, die anhand von Belegen darzulegen sind. Beispiele hierfür sind Eintrittskarten für Veranstaltungen, Rechnungen für Geschäftsessen oder Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel.
Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt. Aber Achtung: das Gesetz sieht einige Voraussetzungen für die Erstattungspflicht vor. So müssen diese mit der Ausführung des Auftrags in Verbindung stehen und "für erforderlich zu halten" (verhältnismäßig) sein.
Keine Pflicht gibt es für den pauschalen Verpflegungszuschuss anhand von Verpflegungspauschalen. Der Arbeitgeber ist gegenüber seinem Arbeitnehmer nicht verpflichtet, Verpflegungspauschalen zu zahlen.
Bekommt der Reisende keine Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber ausgezahlt (oder liegt diese unter dem gesetzlichen Wert), kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (Stand: 2023).
Lesetipp: Erfahren Sie hier mehr zum Thema Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber.
Dreimonatsfrist
Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt grundsätzlich drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert.
Verbleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird. Doch natürlich gibt es zu jeder Regel auch zahlreiche Ausnahmen und Besonderheiten. So gilt die Dreimonatsfrist beispielsweise nicht für Arbeitnehmer auf mobilen Einrichtungen (LKW, Flugzeug, Schiff...). Die genauen Regeln sind im Einkommensteuergesetz zu finden.
Lesetipp: Erfahren Sie hier mehr zum Thema Dreimonatsfrist.
Kürzungen des Verpflegungszuschusses
Grundsätzlich stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung.
Werden Mahlzeiten jedoch durch Arbeitgeber oder Dritte gestellt, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Ist bei einer durch den Arbeitgeber bezahlten Übernachtung beispielsweise das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt.
Bezahlt ein Kunde das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden je 40% von der Tagespauschale abgezogen.
Lesetipp: Erfahren Sie hier mehr zum Thema Kürzung der Verpflegungspauschale.
Hinweis: Die in diesem Artikel genannten Informationen dienen der groben Orientierung zum Thema, ohne Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Beim Thema Reisekosten gibt es zahlreiche Regeln und Ausnahmen zu beachten. Konsultieren Sie stets einen Steuerberater.
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