Spesen: Was sind Spesen und wie funktioniert die Abrechnung?

Was sind Spesen?

Unter Spesen versteht man die Mehraufwendungen für Verpflegung, die Mitarbeitenden auf einer beruflich bedingten Reise entstehen. Da diese Kosten nicht vermeidbar sind, gibt es in Deutschland gesetzliche Spesenpauschalen, die eine einfache und einheitliche Erstattung ermöglichen.

Neben den Verpflegungspauschalen gibt es auch eine Übernachtungspauschale für längere Dienstreisen.

Spesen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei und stehen dem Reisenden zur freien Verfügung. Diese Voraussetzungen beinhalten, dass die Spesen tatsächlich angefallen, beruflich veranlasst, angemessen sind und durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können.

Zudem dürfen die erstatteten Beträge die festgelegten Pauschalbeträge nicht überschreiten. Überschreiten die Erstattungen jedoch diese Pauschalbeträge, müssen die zusätzlichen Beträge als Arbeitslohn versteuert werden.

Anspruch auf Spesen und steuerliche Behandlung

Arbeitnehmende haben während einer beruflich bedingten Reise grundsätzlich Anspruch auf die Erstattung notwendiger Auslagen wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen.

Dennoch besteht keine gesetzliche Verpflichtung für den Arbeitgeber, Spesenpauschalen zu zahlen. Viele Unternehmen übernehmen die Spesenabrechnung jedoch freiwillig, um ihren Mitarbeitenden eine finanzielle Entlastung zu bieten.

Zahlt der Arbeitgeber keine Spesen, können Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen steuerlich geltend machen. Hierfür gibt es einen jährlichen Freibetrag von 1.230 Euro (Stand: 2025), der im Rahmen der Werbungskostenpauschale in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden kann. Alternativ können höhere tatsächlich angefallene Spesen als Werbungskosten abgesetzt werden, sofern sie nachgewiesen werden.

Spesenpauschalen in Deutschland

Die Höhe der Spesen richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit:

Diese Spesenpauschalen gelten für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands. Für Auslandsreisen gibt es abweichende Beträge, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Update 2025: Eine ursprünglich geplante Erhöhung der Spesen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde nicht umgesetzt. Daher gelten weiterhin die bisherigen Spesensätze aus dem Jahr 2023.

Für Berufskraftfahrer gibt es eine Besonderheit: Ihre Übernachtungspauschale wurde ab dem 1. Januar 2025 von 9 Euro auf 10 Euro pro Kalendertag angehoben.

Besonderheiten rund um Spesen

Unterschiede zwischen Inlands- und Auslandsspesen

Während die Spesensätze in Deutschland einheitlich geregelt sind, unterscheiden sie sich im Ausland oft je nach Land und sogar nach Region. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) überprüft und veröffentlicht jährlich eine Liste mit den gültigen Auslandspauschalen. Diese Pauschalen können je nach wirtschaftlicher Lage und Preisniveau im jeweiligen Land angepasst werden.

Pauschale oder Einzelnachweise

Die Abrechnung von Spesen kann entweder über Pauschalen oder über Einzelnachweise erfolgen. Während Pauschalen eine schnelle und unkomplizierte Abrechnung ermöglichen, müssen bei höheren tatsächlichen Ausgaben Einzelbelege vorgelegt werden. Liegen die tatsächlichen Kosten über der Pauschale, kann ein Nachweis zur vollständigen Erstattung erforderlich sein.

Kürzung der Spesen

Spesen müssen gekürzt werden, wenn Mahlzeiten bereits vom Arbeitgeber oder einem Dritten übernommen wurden. Dies soll eine doppelte Erstattung vermeiden. Die Kürzungen erfolgen wie folgt:

Beispiel: Ein Dienstreisender erhält für eine ganztägige Geschäftsreise (über 24 Stunden) eine Spesenpauschale von 28 €. Werden das Frühstück und das Mittagessen übernommen, erfolgt die Kürzung wie folgt:

• Frühstück (20 %): 5,60 €

• Mittagessen (40 %): 11,20 €

• Verbleibende Spesenpauschale: 28 € - 5,60 € - 11,20 € = 11,20 €

Laut § 9 Abs. 4a Satz 8 Einkommensteuergesetz (EStG) dürfen Spesen maximal bis zur Tagespauschale gekürzt werden, sodass dem Reisenden keine finanziellen Nachteile entstehen. Weitere Informationen finden Sie im aktuellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).

Dreimonatsfrist

Die Dreimonatsfrist besagt, dass nach einer ununterbrochenen Tätigkeit an einem Einsatzort über drei Monate hinweg die Verpflegungspauschale entfällt. Diese Regelung wurde eingeführt, um eine langfristige Entsendung von Mitarbeitenden nicht mit steuerfreien Spesen zu subventionieren. Eine Ausnahme gilt für mobile Tätigkeiten, z. B. auf Schiffen, in Flugzeugen oder auf wechselnden Baustellen, wo die Dreimonatsfrist nicht greift.

Häufige Fehler bei der Spesenabrechnung

Fehlende oder unvollständige Belege

Jede Spesenabrechnung muss nachvollziehbar sein. Fehlende oder ungenaue Belege können dazu führen, dass Erstattungen nicht anerkannt werden. Eine lückenlose Dokumentation hilft, Probleme zu vermeiden.

Versäumte Fristen

Spesen müssen innerhalb der vorgegebenen Fristen eingereicht werden. Verzögerungen können dazu führen, dass die Erstattung abgelehnt wird.

Falsche Pauschalen verwenden

Die Spesensätze ändern sich regelmäßig. Wer veraltete oder falsche Pauschalen ansetzt, riskiert steuerliche Nachteile oder verzögert die Abrechnung.

Durch sorgfältige Prüfung und rechtzeitige Einreichung lassen sich viele Fehler vermeiden – und eine korrekte Spesenabrechnung sorgt für eine reibungslose Erstattung.

Spesenabrechnung mit der Mobilexpense-App

Die Spesenabrechnung kann schnell kompliziert werden – verlorene Belege, falsch angewendete Pauschalen oder versäumte Fristen erschweren den Prozess und kosten Zeit. Mobilexpense nimmt Ihnen diesen Aufwand ab, indem alle relevanten Daten automatisiert erfasst und korrekt verarbeitet werden. So stellen Unternehmen sicher, dass ihre Reisekostenabrechnungen effizient und regelkonform sind, ohne unnötige Fehlerquellen.

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