Spesen Schweiz: Das müssen Sie wissen

Als Dienstreisender in Deutschland kennen Sie sicher die Begriffe Reisekosten und Spesen. Wenn es um Spesen geht, hantiert jedes Land seine eigenen Regeln. So haben Länder wie Österreich, Belgien und auch die Schweiz andere Bezeichnungen und Regeln rund um Spesen. 

Fragen Sie sich, wie die Spesen in der Schweiz gehandhabt werden? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Punkte rund um das Thema Spesen in der Schweiz.

Was sind Spesen in der Schweiz?

Als Spesen gelten "Auslagen, die den Mitarbeitenden in Ausübung ihrer Tätigkeit am Amtssitz oder auf Dienstreisen anfallen” (§ 64 Abs. 1 VVO). Solche Aufwendungen können Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Parkgebühren oder andere mit der Dienstreise verbundenen Ausgaben sein. All diese Aufwendungen werden als Spesen bezeichnet. Es ist wichtig anzumerken, dass Spesen nur erstattet werden, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen und hinsichtlich der Höhe angemessen sind.

Anspruch auf Spesen in der Schweiz

Die Bestimmungen rund um Spesen in der Schweiz sind gesetzlich im OR (Obligationenrecht) Art. 327a Abs. 1 ff geregelt. Dort heißt es beispielsweise: Der Arbeitgebende muss einem Arbeitnehmenden alle Aufwendungen ersetzen, die diesem bei seiner Tätigkeit für den Arbeitgebenden entstanden sind.

Das bedeutet, dass Mehraufwendungen für Verpflegung und Übernachtung sowie Reisenebenkosten (Parktickets, Maut, Eintrittskarten usw.) erstattet werden müssen.

Eine Möglichkeit der Aufwandsentschädigung sind die Pauschalspesen, die in Art. 327a Abs. 2 (OR) geregelt sind. Der Arbeitnehmende erhält einen Pauschbetrag, der potentiell anfallende Aufwendungen abdecken soll. Die Höhe der Pauschalspesen sollte so gewählt werden, dass die effektiven Kosten damit gedeckt werden. Die SSK (Schweizerische Steuerkonferenz) sieht für Pauschalspesen rund 3-5 % des Nettolohns vor mit, einem obersten Maximum von CHF 24.000 pro Jahr.

Für die Erstattung einiger Auslagen ist jedoch immer Rechnungen und Quittungen notwendig. Welche Aufwendungen durch die Pauschalen abgedeckt werden, für welche eine Originalquittung zur Erstattung und weitere Besonderheiten rund um die steuerliche Beurteilung, entnehmen Sie dem Schweizer Obligationenrecht.

Höhe der Spesen in der Schweiz

In der Praxis kann die Spesenhöhe je nach Branche, Position oder Tätigkeitsbereich variieren. Viele Unternehmen und Organisationen legen eigene Richtlinien fest, die von den gesetzlichen Pauschalen abweichen können.

Eine häufig verwendete Methode zur Spesenabrechnung in der Schweiz ist die Pauschalzahlung. Hierbei wird eine feste Tagessatzpauschale festgelegt, die alle Ausgaben abdecken soll. Der Pauschalbetrag variiert in der Regel zwischen 50 CHF und 150 CHF pro Tag, abhängig von der Region und den individuellen Unternehmensrichtlinien.

Kilometergeld Schweiz

Der Touring Club Schweiz (TCS) gibt jährlich eine Tabelle zur Berechnung der Kilometerkosten für verschiedene Fahrzeuge und Kantone heraus.

Ebenfalls kann auf der Website des TCS ein Kilometerkosten-Stick bestellt werden, um die Betriebskosten mehrerer Firmenfahrzeuge schnell und einfach zu berechnen.

Für das Jahr 2024 sinken die Kilometerkosten pro gefahrenen Kilometer um drei Rappen. Nach einer Musterrechnung des TCS (Neuwagenpreis 41’000 Franken, jährliche Laufleistung 15’000 Kilometer) betragen die durchschnittlichen Kosten 72 Rappen pro Kilometer. Bei dieser Berechnung wurden sowohl die fixen (Abschreibung, Kapitalverzinsung, Verkehrssteuer, Haftpflichtversicherung, Teilkasko, Nebenauslagen, Garagierungskosten und Fahrzeugpflege) als auch die variablen Kosten (Wertminderung, Treibstoffkosten, Reifenverbrauch, Service und Reparaturen) berücksichtigt. Auch eine längere Lebensdauer, die zu längeren Abschreibungszeiträumen führt, sowie sinkender Energieverbrauch aufgrund des steigenden Anteils an Elektro- und Hybridfahrzeugen flossen in die Kalkulation ein.

Spesenpauschalen Schweiz 

• Mittag- / Abendessen z.B. in Form einer Pauschale von max. CHF 30.- (*)
• Kleinspesen in Form einer Tagespauschale von CHF 20.-
• Autospesen (Privatauto) von max. 70 Rappen pro Kilometer 

(*) Abweichender Betrag möglich je nach Vorhandensein eines Belegs.

Spesen Schweiz: steuerliche Behandlung

Werden die Spesen anhand von Belegen abgerechnet und erstattet, müssen diese steuerlich deklariert werden. Bei der Erstattung von Spesen besteht unter bestimmten Voraussetzungen keine Deklarationspflicht. Hierbei spielen unter anderem die Höhe, das Vorhandenseins eines Belegs und die Art der Aufwendung eine Rolle.

Dazu gehören - unter anderem - Pauschalzahlungen für Mittag- oder Abendessen (bis zu einer maximalen Höhe von aktuell CHF 30), Nutzung des Privatfahrzeugs (max. 0,70 CHF/km), Kleinspesen (bis max. CHF 20 / Tag).

Alle Regeln und die genauen Voraussetzungen rund um die Deklarationspflicht entnehmen Sie dem Schweizer Obligationenrecht.

Schweizer Unternehmen können bei der kantonalen Steuerbehörde ein Gesuch um Genehmigung ihres Spesenreglements stellen. In diesem Spesenreglement werden die pauschalen und effektiven Spesenzahlungen festgelegt.