Spesen Österreich: Das müssen Sie wissen | Tabellen & Beispiele

Einleitung

Dienstreisen sind ein unverzichtbarer Bestandteil vieler Berufe. Nicht jeder Vertrag kann per Online-Meeting geschlossen werden. Oft ist es auch notwendig, dass Arbeitnehmer Dienstreisen unternehmen, um den persönlichen Kontakt und das Vertrauen in die Geschäftsbeziehung zu pflegen.

Während dieser Reisen entstehen verschiedene Ausgaben (u. a. Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft), die als Spesen bezeichnet werden.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Bestimmungen für Spesen in Österreich, die für österreichische Arbeitnehmer gelten. Wir erklären, wie Spesen in Österreich berechnet werden und welche Regelungen in Bezug auf Spesensätze und Steuerfreiheit gelten.

Darüber hinaus erläutern wir den Anspruch und die Dauer der Spesen für österreichische Arbeitnehmer und nennen Ausnahmen von der Spesenregelung. 

Was sind Spesen?

Spesen gehören zu den Reisekosten und sind die Ausgaben, die einem Arbeitnehmer während einer Dienstreise entstehen. Solche Aufwendungen können Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Parkgebühren oder andere mit der Reise verbundene Ausgaben sein. Diese auf Dienstreisen anfallenden Mehraufwendungen werden als Spesen bezeichnet. Es ist wichtig anzumerken, dass Spesen nur erstattet werden, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen und hinsichtlich der Höhe angemessen sind.

Spesen Österreich im Überblick:

• Verpflegungsmehrkosten (Taggeld)
• Übernachtungskosten (Nächtigungsaufwand)
• Fahrtkosten
• Nebenspesen (z. B. Telefonkosten, Trinkgelder, Parktickets)

Anspruch auf Spesen in Österreich

Tritt ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers eine Dienstreise an und muss er im Zuge dessen Aufwendungen leisten, kann er die entstandenen Kosten steuerlich geltend machen, sofern er diese nicht von seinem Arbeitgeber erstattet bekommt. Zu den erstattungsfähigen Aufwendungen gehören das Taggeld (Verpflegung und Diäten), Fahrtkosten (Taxigebühren, Kilometergeld) sowie die Nächtigungskosten.

Anspruch auf Taggeld

Bei einer Dienstreise von weniger als 25 km hat der Reisende keinen Anspruch auf Taggeld. Er hat ebenso keinen Anspruch auf Taggeld, wenn die Dienstreise weniger als drei Stunden Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Tritt der Arbeitnehmer regelmäßig einmal pro Woche eine (auch mehrtägige!) Dienstreise an, hat er ebenfalls keinen Anspruch auf Taggeld.

Bei Auslandsreisen gelten die Pauschalen, die bei der österreichischen Arbeiterkammer nachzulesen sind. Wird dem Reisenden auf einer Auslandsreise ein Mittag- und ein Abendessen gestellt, darf lediglich ⅓ des Taggeldes geltend gemacht werden. Wird im Ausland ein Mittag- oder Abendessen von einem Dritten bezahlt, darf das Taggeld in voller Höhe beansprucht werden.

Anspruch auf Nächtigungsgeld

Nächtigungskosten müssen mittels einer Bestätigung des Unterkunftgebers nachgewiesen werden, um einen Anspruch auf Erstattung zu erhalten. Tatsächliche Nächtigungskosten sind steuerlich absetzbar, wobei sich ein Mitarbeiter alternativ für die Zahlung einer Nächtigungspauschale entscheiden kann. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt diese Pauschale 17 Euro pro Nacht.

Höhe der Spesen in Österreich

Die Höhe der Spesen richtet sich nach der Dauer der Geschäftsreise. Zudem unterscheiden sich die Spesen für Inlandsreisen von denen, die für internationale Dienstreisen gezahlt werden. In Österreich sind die Bestimmungen für Dienstreisen (inkl. Reisekostenvergütung und Reisezulagen) in der Reisegebührenverordnung (RGV) festgelegt. Die Spesen variieren je nach Bundesland und können sich von Jahr zu Jahr ändern. Es ist daher wichtig, die aktuellen Spesensätze regelmäßig zu überprüfen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten folgende Höchstwerte:

Verpflegung und Nächtigung

Verpflegung und Nächtigung

Spesenart	Betrag in €
Taggeld pro Stunde	2,50 €
Maximales Taggeld pro Tag	30 €
Abzug pro bereitgestellter Mahlzeit	15 €
Nächtigungspauschale	17 €

 

Die aktuellen Bestimmungen zu Spesen in Österreich sind unter anderem auf den Webseiten der Arbeiterkammer und der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) zu finden.

Spesen für deutsche Geschäftsreisende in Österreich

Für Mitarbeitende aus Deutschland, die beruflich nach Österreich reisen, gelten die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegten Spesensätze für Auslandsreisen. Diese definieren die steuerlich anerkannten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, die deutsche Unternehmen für Geschäftsreisen ins Ausland ansetzen können.

Aktuelle Spesensätze 2025 für deutsche Geschäftsreisende in Österreich (Stand: 01. Januar 2025):

Mehr dazu: Eine Übersicht über die aktuellen Verpflegunsmehraufwände für das Ausland aus deutscher Sicht finden Sie in der Spesenpauschalen-Tabelle 2025 des BMF und in unserem Artikel Spesenpauschalen 2025 für Geschäftsreisen ins Ausland.

Kilometergeld

Wenn einem Arbeitnehmer für Dienstfahrten oder Dienstreisen Fahrtkosten entstehen, steht ihm in der Regel ein Kostenersatz durch den Arbeitgeber zu. Als Vergütung der Fahrtkosten können entweder die tatsächlichen Ausgaben laut Beleg (z. B. Taxi, Bahn, Flug) oder – bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs – die amtlichen Kilometergelder für maximal 30.000 km pro Jahr steuerfrei ausbezahlt werden.

Ab 2025 wird der steuerliche Satz vereinheitlicht und beträgt generell 0,50 Euro pro Kilometer.

Mit dem Kilometergeld sind sämtliche fahrzeugbezogenen Kosten abgegolten, darunter Treibstoff, Reparaturen, Versicherung, Steuern sowie Abnutzung. Auch wenn ein Kollektivvertrag keinen oder nur einen geringeren Kostenersatz vorsieht, kann der Arbeitgeber Kilometergeld bis zur Höhe des amtlichen Satzes gewähren, jedoch maximal 15.000 € pro Jahr steuerfrei auszahlen.

Wichtiger Hinweis: Wird zur Abgeltung der Fahrtkosten eine pauschale Vergütung gezahlt, unterliegt diese der Lohnsteuerpflicht, wenn nicht mindestens einmal jährlich eine detaillierte Abrechnung inklusive Rückzahlung des nicht ausgeschöpften Betrags erfolgt.

Für die steuerfreie Behandlung von Kilometergeld ist die lückenlose Führung eines Fahrtenbuchs oder eines gleichwertigen Nachweises erforderlich. Das Fahrzeug muss nicht auf den Arbeitnehmer zugelassen sein, er muss jedoch die laufenden Betriebskosten selbst tragen.

Die aktuellen Kilometersätze sind auf der Webseite der Wirtschaftskammer Österreich abrufbar.

Sind Spesen in Österreich steuerfrei?

Grundsätzlich sind Spesen in Österreich steuerfrei, wenn sie angemessen sind und dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandene Kosten erstatten. Dabei müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die erstatteten Spesen dürfen keinen Lohnersatz darstellen und müssen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit angefallen sein. Es müssen ebenfalls genaue Aufzeichnungen über die angefallenen Ausgaben geführt und entsprechende Belege vorgelegt werden.

Zeitlich unbegrenzt steuer- und abgabenfrei sind Taggelder, wenn Tätigkeiten aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift (z. B. Kollektivvertrag) ausgeübt werden:

• Fahrtätigkeiten
• Außendiensttätigkeiten
• Arbeitskräfteüberlassung gem. Arbeitskräfteüberlassungsgesetz
• Montage- und Baustellentätigkeit außerhalb des Betriebsgeländes

Ausnahmeregelungen bei den Spesen in Österreich

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Spesenregelung. Zum Beispiel haben Arbeitnehmer, die ihre erste Tätigkeitsstätte dauerhaft außerhalb ihres Wohnortes haben, in der Regel keinen Anspruch auf Spesen. Ebenso können Arbeitnehmer, die über einen längeren Zeitraum an einem bestimmten Einsatzort arbeiten und keinen arbeitsrechtlichen Wohnsitz dort haben, von der Spesenregelung ausgeschlossen sein. 

Fazit

Die Spesenregelungen in Österreich sind klar definiert. Unternehmen können jedoch zusätzliche Erstattungen gewähren oder durch digitale Lösungen ihre Prozesse optimieren. Um eine korrekte und transparente Spesenabrechnung zu gewährleisten, sollten Unternehmen und Geschäftsreisende sich regelmäßig über die neuesten Vorgaben informieren.

2025 sind besonders folgende Aspekte relevant:

• Aktualisierte Spesensätze für Verpflegung und Unterkunft
• Anpassungen beim Kilometergeld und deren steuerliche Auswirkungen
• Digitalisierte Spesenabrechnung zur Vereinfachung des Verwaltungsaufwands

Durch den Einsatz moderner Spesenmanagement-Tools und eine enge Abstimmung mit Steuer- und Finanzexperten können Unternehmen die Abwicklung optimieren und steuerliche Vorteile nutzen.