Viele Probleme, die einst durch manuelle Vorgänge das Leben von Vorgesetzten und Mitarbeitern erschwerten, gehören dank der Digitalisierung der Vergangenheit an. Dies kann Mitarbeitern und Unternehmen Mühe, Zeit und Kosten sparen.
Wie geht Ihr Unternehmen derzeit mit Reisekosten- und Spesenabrechnungen um? Geben Sie Spesen und Belege noch stets manuell in Ihr System ein?
In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie sich von Papierstapeln und unleserlichen Quittungen befreien und Ihre Reisekostenabrechnungen digitalisieren.
Manuelle vs. digitale Belegverwaltung
Kommen Ihnen die folgenden Arbeitsschritte bekannt vor?
- Nach dem Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung werden die Daten des Beleges manuell in ein Excel-Sheet eingetragen.
- Die Aufstellung der Kosten wird ausgedruckt und dient zur Abrechnung.
- Eine Kopie jedes Belegs wird an das Formular angeheftet.
- Der Mitarbeiter unterschreibt die Aufstellung.
- Stimmen einzelne Angaben nicht, wird die gesamte Reisekostenabrechnung zur Überarbeitung an den Mitarbeiter zurückgegeben.
- Nach erfolgter Auszahlung der Spesen oder anderer Ausgaben muss der gezahlte Betrag manuell in die Buchführung eingespeist werden.
- Zum Schluss werden die Reisekostenabrechnungen mit sämtlichen Anhängen in Ordnern gesammelt und in Archiven gelagert, wo sie langsam verstauben.
Erinnern Sie sich an diese Vorgehensweise oder arbeiten Sie noch derart aufwändig? Die Fehlerquote bei manueller Eingabe von Daten ist immens hoch - bei einer Überprüfung durch die Finanzbehörde kann das zu Ihren Lasten gehen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Studien wie eine von Statista durchgeführte Befragung zur Mitarbeiterzufriendenheit im Reisekostenmanagement haben enthüllt, welche Faktoren die Mitarbeiter beim Bearbeiten ihrer Reisekostenabrechnungen am meisten frustrieren. Hierzu gehören:
- Das Aufbewahren und Sortieren von Rechnungen, Quittungen und Belegen.
- Die Zeit, die sie in eine Reisekostenabrechnung investieren müssen.
- Das manuelle Ausfüllen von Excel Tabellen.
- Das Warten auf Erstattung der Reisekosten.
Auch wenn Sie eine High-End Buchhaltungs-, Bank- oder Reisekostensoftware verwenden, funktioniert die Reisekostenabrechnung nicht immer reibungslos.
Mit der digitalen Lösung von Mobilexpense sparen Sie Zeit und Kosten. Der gesamte Prozess, vom Scannen der Belege mit dem Smartphone über die Echtzeit-Übermittlung an den heimischen Server bis zur Genehmigung, wird automatisiert. Transaktionen werden automatisch mit Systemvorgaben abgeglichen und Berichte werden gesetzeskonform erstellt.
Digitale Reisekostenabrechnung: Die Vorteile auf einen Blick
Nachstehend finden Sie die wichtigsten Vorteile einer digitalen Lösung für die Reisekostenabrechnung.
- Der Fokus liegt auf Mobilität: Mobiles Scannen mit der Smartphone-App.
- Benutzerfreundliche Anwendung, praktische App mit wenigen Klicks zu bedienen.
- Digitale Reisekosten-App mit integrierter Kreditkartenfunktion. Transaktionen werden automatisch an das System übermittelt.
- Zugänglich für alle Mitarbeiter dank praktischer Smartphone-App.
- Alles für eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung gemäß GoBD: Nachweise für Verpflegung, Unterkunft und Kilometergeld werden automatisch verarbeitet.
- Einfache Integration: Die Reisekostensoftware kann mit dem bestehenden Buchhaltungs- und Zahlungssystem verknüpft werden.
Die Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung liegen klar auf der Hand. Denken Sie gerne über die Optionen für Ihr Unternehmen nach und erkennen Sie, wie Sie mit unserer praktischen Reisekosten-App das Leben Ihrer Mitarbeiter einfacher machen und gleichzeitig wertvolle Zeit und Kosten sparen können.
Wie funktioniert die Digitalisierung einer Reisekostenabrechnung?
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Digitalisierung selbst. Ohne den richtigen Digitalisierungsprozess besteht die Gefahr, dass sich die Art Ihrer Reisekostenabrechnung nicht sonderlich verändert.
Ihr System muss für die Verarbeitung verschiedener Arten von Belegen eingerichtet werden: Online-Rechnungen, Papierbelege wie Tankquittungen oder Parktickets sowie handgeschriebene Belege. Die Software muss sämtliche Belege scannen können. Dazu wird OCR (Optical Character Recognition) benötigt; dieses optische Erfassen von Belegen aller Art geschieht direkt über die Kamera Ihres Smartphones.
Integrieren der richtigen Tools
Das Paket, das Sie wählen, muss mit Ihrem bestehenden System kommunizieren können, egal welche ERP, welches Buchhaltungs- oder Zahlungssystem Sie verwenden. Ob es sich um Egencia, Mastercard, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP, Personio, VATIT oder eine andere Integration handelt - eine ideale Lösung wie die von Mobilexpense passt sich perfekt Ihrem System an.
Automatisieren, aber …
Indem Sie Ihre Reisekostenabrechnungen digitalisieren, erreichen Sie ein gewisses Level der Automatisierung. So können Sie bessere Reporting-Tools implementieren, die speziell zu Ihrem Unternehmen passen. Ausgaben werden nach Art, Betrag, Datum oder weiterer Parameter automatisch gemäß den Vorgaben Ihres Systems genehmigt, wodurch manuelle Kontrollen weitgehend überflüssig werden.
... innerhalb eines festgelegten Rahmens
Reisekostenabrechnungen müssen konform den Gesetzen des jeweiligen Landes erstellt und bearbeitet werden. Multinationale Organisationen oder grenzüberschreitend arbeitende Teams stehen hinsichtlich Datenschutz, Sprache, fiskaler Transparenz und elektronischer Aufbewahrung oft vor großen Herausforderungen. Denken Sie also bei der Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnungen auch an internationale Regeln und planen Sie entsprechende Kapazitäten ein.
Fazit
Reisekostenabrechnungen in Papierform erscheinen auf den ersten Blick wie ein Überbleibsel aus vergangenen Zeiten. Dank der Digitalisierung kann Ihr Unternehmen viel Zeit und Kosten sparen. Es ist die Mühe wert, ein gutes Reisekosten-Tool zu verwenden, das den gesamten Prozess automatisiert und sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur implementieren lässt, so dass Sie stets über aktuelle fiskale Bestimmungen auf dem Laufenden sind.
