Digitale Reisekostenabrechnung: Effizient & GoBD-konform

Effizienz und Zeitersparnis durch Automatisierung

Die klassische Reisekostenabrechnung ist ein Paradebeispiel für repetitive, manuelle Aufgaben: Quittungen einreichen, Daten abtippen, prüfen, freigeben, buchen. Mit jedem Schritt wächst der Aufwand – und das Risiko von Fehlern.

Mobilexpense automatisiert diesen gesamten Prozess. Die intelligente Texterkennung (OCR) liest alle relevanten Informationen aus dem Beleg, prüft sie in Echtzeit gegen interne Richtlinien und leitet sie zur Genehmigung weiter. Statt in mehreren Tools zu arbeiten oder Belege per E-Mail weiterzureichen, erfolgt alles an einem Ort – übersichtlich, schnell und transparent.

Ein eindrucksvolles Beispiel liefert unser Kunde Lucien Bikes: Durch die Einführung von Mobilexpense konnte das Unternehmen den Aufwand für die Spesenabrechnung um ganze 95 % reduzieren. Was vorher mehrere Tage dauerte, ist heute in wenigen Minuten erledigt – zur Freude der Mitarbeitenden und der Buchhaltung gleichermaßen. Lesen Sie hier die Erfolgsgeschichte.

Reibungslose Prozesse für Mitarbeitende

Niemand reist gerne mit dem Gefühl, nach der Rückkehr erst einmal stundenlang Belege aufarbeiten zu müssen. Mobilexpense sorgt dafür, dass Mitarbeitende ihre Ausgaben dort erfassen können, wo sie entstehen – direkt über die App. Ein Foto reicht, den Rest übernimmt das System.

Transparenz und Kontrolle für das Finanzteam

In vielen Unternehmen besteht eine Lücke zwischen den getätigten Ausgaben und der Finanzbuchhaltung: Informationen kommen verspätet, unvollständig oder gar nicht an. Entscheidungen müssen auf unsicheren Zahlen getroffen werden – mit allen Konsequenzen.

Mobilexpense schließt diese Lücke. Alle Transaktionen sind in Echtzeit sichtbar, Budgets und Richtlinien werden automatisch berücksichtigt. Das Finanzteam erhält sofortige Einblicke in Ausgabenmuster, potenzielle Regelverstöße oder Budgetüberschreitungen – ohne auf Monatsberichte warten zu müssen. 

Rechtskonformität und GoBD-Standards jederzeit gewährleistet

Digitale Prozesse müssen nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher sein. Mit Mobilexpense erfüllen Unternehmen die Anforderungen der GoBD in Deutschland – inklusive revisionssicherer Archivierung und digitaler Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte.

Auch der Datenschutz kommt nicht zu kurz: Die Lösung ist DSGVO-konform, speichert Daten ausschließlich auf zertifizierten Servern in Europa und bietet rollenbasierte Zugriffe zur sicheren Verwaltung sensibler Informationen.

So funktioniert die digitale Reisekostenabrechnung in der Praxis

Belege erfassen per App – mobil und in Echtzeit

Ein Geschäftsessen in München, ein Taxi in Paris, ein Hotel in Madrid – und drei Belege, die früher leicht verloren gegangen wären. Heute reicht ein kurzer Griff zum Smartphone: In der Mobilexpense-App fotografiert der oder die Mitarbeitende den Beleg, das System erkennt automatisch alle relevanten Informationen – Betrag, Datum, Steuersatz – und erstellt daraus einen Ausgabenbericht.

Automatisierter Abgleich mit Unternehmensrichtlinien

Nicht jede Ausgabe ist erstattungsfähig – und genau hier setzen viele Fehlerquellen an. Was gilt bei Geschäftsessen mit Kund:innen? Welche Obergrenzen existieren für Hotelbuchungen? Und wie viele Kilometer dürfen bei Dienstfahrten abgerechnet werden?

Mobilexpense integriert Ihre unternehmensspezifischen Reiserichtlinien direkt ins System. Jede eingereichte Ausgabe wird automatisch geprüft: Entspricht sie den Regeln? Fehlen Belege? Gibt es doppelte Buchungen? So werden Unstimmigkeiten schon bei der Eingabe erkannt – bevor sie dem Finanzteam zusätzliche Arbeit verursachen.

Genehmigungsprozesse per Klick

Früher stapelten sich Formulare für die Reisekostenabrechnung auf dem Schreibtisch oder verschwanden in E-Mail-Anhängen. Vorgesetzte mussten manuell prüfen, Rückfragen stellen und per Signatur freigeben. Das war zeitaufwändig – und alles andere als transparent.

Heute erfolgt der Genehmigungsprozess digital und nachvollziehbar. Mit Mobilexpense erhalten Führungskräfte alle nötigen Informationen in einem übersichtlichen Dashboard – inklusive Belegen, Kategorisierung und Regelprüfung. Die Freigabe erfolgt mit einem Klick – unterwegs, im Büro oder im Homeoffice.

Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen

Damit der digitale Prozess nicht an der Schnittstelle zur Buchhaltung endet, lässt sich Mobilexpense nahtlos in bestehende ERP- und Finanzsysteme integrieren – darunter Personio, DATEV, oder Microsoft Dynamics. Auch Kreditkartenanbieter wie AirPlus oder Buchungsplattformen wie Egencia können direkt angebunden werden.

So landen die geprüften und freigegebenen Spesenanträge direkt in der Buchhaltung – ohne händisches Übertragen, ohne Excel-Importe, ohne Fehler.

Reibungslose Erstattung und transparente Archivierung

Nach der Genehmigung wird der Erstattungsprozess angestoßen – entweder direkt über die Buchhaltungssoftware oder über das verbundene Zahlungssystem. Mitarbeitende erhalten ihre Rückerstattung zuverlässig und ohne Wartezeiten.

Zugleich werden alle Vorgänge GoBD-konform archiviert: lückenlos, revisionssicher und digital. Das erleichtert nicht nur interne Kontrollen, sondern auch externe Audits – ein echter Gewinn für Unternehmen mit hohen regulatorischen Anforderungen.

Häufige Herausforderungen und wie Mobilexpense sie löst

Unklare Richtlinien und Compliance-Risiken

In vielen Unternehmen fehlt eine zentrale, klare Reiserichtlinie – oder sie ist nur schwer auffindbar und wird unterschiedlich interpretiert. Das führt zu Missverständnissen, doppelten Abrechnungen oder nicht konformen Ausgaben, die im Zweifel steuerliche Folgen haben können.

Mobilexpense integriert Ihre Richtlinien direkt in den Abrechnungsprozess. Nutzer:innen sehen bereits bei der Eingabe, was erlaubt ist – und was nicht. So entsteht ein natürlicher Regelrahmen, der automatisch angewendet wird, ohne dass sich Mitarbeitende mit Paragraphen auseinandersetzen müssen. Das reduziert Compliance-Risiken auf ein Minimum.

Unterschiedliche steuerliche Regelungen bei internationalen Reisen

Ein häufig unterschätztes Problem: Jede Dienstreise ins Ausland bringt andere steuerliche Spielregeln mit sich. Welche Mehrwertsteuersätze gelten? Welche Pauschalen sind zulässig? Was ist im jeweiligen Land abzugsfähig?

Mobilexpense kennt die Regeln – und passt sich automatisch an. Länderspezifische Spesensätze, Währungsumrechnungen, steuerliche Vorgaben – all das wird im Hintergrund berücksichtigt. Für die Mitarbeitenden bleibt der Prozess gleich einfach, egal ob sie in Berlin, Brüssel oder Barcelona unterwegs sind.

Lange Erstattungszeiten und frustrierte Mitarbeitende

Nichts ist demotivierender als wochenlang auf die Rückerstattung eigener Auslagen zu warten – besonders nach intensiven Reisen oder hohen Vorkasse-Beträgen. Verzögerte Prozesse belasten nicht nur das Vertrauen, sondern auch die Mitarbeitendenbindung.

Mobilexpense beschleunigt den Prozess deutlich: Von der Erfassung bis zur Auszahlung vergehen oft nur wenige Tage – manchmal sogar nur Stunden. Mitarbeitende behalten jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand ihrer Abrechnung, ohne nachfragen zu müssen.

Hohe Fehlerquote bei manueller Dateneingabe

Ob Zahlendreher, fehlende Mehrwertsteuer oder falsch zugeordnete Kostenstelle – manuelle Eingaben sind eine der häufigsten Fehlerquellen im Spesenprozess. Jede Korrektur kostet Zeit und Nerven – besonders im Finanzteam.

Dank OCR, intelligenter Belegerkennung und automatischer Prüfmechanismen reduziert Mobilexpense die Fehlerquote drastisch. Die meisten Abrechnungen sind „straight through“ – also ohne Nachbearbeitung freigabefähig. Das steigert nicht nur die Datenqualität, sondern auch die Effizienz im gesamten Abrechnungsprozess.

Fazit: Digitale Abrechnung ist mehr als ein technisches Upgrade

Ein Gewinn für Mitarbeitende, Unternehmen und die Buchhaltung

Die Einführung einer digitalen Reisekostenabrechnung ist weit mehr als nur die Umstellung von Papier auf App – sie ist ein strategischer Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Mitarbeitende profitieren von einem deutlich einfacheren Prozess, der ihnen Zeit und Frust erspart. Belege lassen sich unterwegs erfassen, die Erstattung erfolgt zeitnah – das stärkt die Zufriedenheit und reduziert interne Rückfragen.

Gleichzeitig gewinnt das Unternehmen an Kontrolle: Budgets können besser geplant, Richtlinien einfacher durchgesetzt und Reports in Echtzeit erstellt werden. Die Buchhaltung wiederum profitiert von höherer Datenqualität und automatisierten Abläufen, die Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Kurz: Digitale Reisekostenabrechnung entlastet auf allen Ebenen – operativ, administrativ und strategisch.

Mobilexpense als Partner für Ihren digitalen Wandel

Mobilexpense bietet nicht nur eine Softwarelösung – sondern einen durchdachten, ganzheitlichen Ansatz für moderne Unternehmen, die ihre Prozesse nachhaltig verbessern wollen.

Mit über 20 Jahren Erfahrung im Ausgabenmanagement, länderspezifischen Funktionen für internationale Anforderungen und einer intuitiven, nutzerfreundlichen App ist Mobilexpense die ideale Wahl für Unternehmen jeder Größe – vom mittelständischen Betrieb bis zum globalen Konzern.

Unser Ziel ist es, Ihnen die Freiheit zu geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Ihre Mitarbeitenden, Ihre Finanzen und Ihre Zukunft. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt – von der Bedarfsanalyse über die Einführung bis zur laufenden Optimierung.