Dienstreisen sind ein unverzichtbarer Bestandteil vieler Berufe. Nicht jeder Vertrag kann per Online-Meeting geschlossen werden. Oft ist es auch notwendig, dass Arbeitnehmer Dienstreisen unternehmen, um den persönlichen Kontakt und das Vertrauen in die Geschäftsbeziehung zu pflegen. Während dieser Reisen entstehen verschiedene Ausgaben (u. a. Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft), die als Spesen bezeichnet werden.
In diesem Artikel befassen wir uns mit den Bestimmungen für Spesen in Österreich, die für österreichische Arbeitnehmer gelten. Wir erklären, wie Spesen in Österreich berechnet werden und welche Regelungen in Bezug auf Spesensätze und Steuerfreiheit gelten. Darüber hinaus erläutern wir den Anspruch und die Dauer der Spesen für österreichische Arbeitnehmer und nennen Ausnahmen von der Spesenregelung.
Was sind Spesen?
Spesen gehören zu den Reisekosten und sind die Ausgaben, die einem Arbeitnehmer während einer Dienstreise entstehen. Solche Aufwendungen können Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Parkgebühren oder andere mit der Reise verbundene Ausgaben sein. Diese auf Dienstreisen anfallenden Mehraufwendungen werden als Spesen bezeichnet. Es ist wichtig anzumerken, dass Spesen nur erstattet werden, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen und hinsichtlich der Höhe angemessen sind.
Spesen Österreich im Überblick:
- Verpflegungsmehrkosten (Taggeld)
- Übernachtungskosten (Nächtigungsaufwand)
- Fahrtkosten
- Nebenspesen (z. B. Telefonkosten, Trinkgelder, Parktickets)
Anspruch auf Spesen in Österreich
Tritt ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers eine Dienstreise an und muss er im Zuge dessen Aufwendungen leisten, kann er die entstandenen Kosten steuerlich geltend machen, sofern er diese nicht von seinem Arbeitgeber erstattet bekommt. Zu den erstattungsfähigen Aufwendungen gehören das Taggeld (Verpflegung und Diäten), Fahrtkosten (Taxigebühren, Kilometergeld) sowie die Nächtigungskosten.
Anspruch auf Taggeld
Bei einer Dienstreise von weniger als 25 km hat der Reisende keinen Anspruch auf Taggeld. Er hat ebenso keinen Anspruch auf Taggeld, wenn die Dienstreise weniger als drei Stunden Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Tritt der Arbeitnehmer regelmäßig einmal pro Woche eine (auch mehrtägige!) Dienstreise an, hat er ebenfalls keinen Anspruch auf Taggeld.
Bei Auslandsreisen gelten die Pauschalen, die bei der österreichischen Arbeiterkammer nachzulesen sind. Wird dem Reisenden auf einer Auslandsreise ein Mittag- und ein Abendessen gestellt, darf lediglich ⅓ des Taggeldes geltend gemacht werden. Wird im Ausland ein Mittag- oder Abendessen von einem Dritten bezahlt, darf das Taggeld in voller Höhe beansprucht werden.
Anspruch auf Nächtigungsgeld
Nächtigungskosten müssen mittels einer Bestätigung des Unterkunftgebers bestätigt werden, um einen Anspruch auf Erstattung zu erhalten. Tatsächliche Nächtigungskosten sind steuerlich absetzbar, wobei sich ein Mitarbeiter alternativ für die Zahlung einer Nächtigungspauschale (15 Euro im Inland) entscheiden kann.
Höhe der Spesen in Österreich
Die Höhe der Spesen richtet sich nach der Dauer der Geschäftsreise. Zudem unterscheiden sich die Spesen für Inlandsreisen von denen, die für internationale Dienstreisen gezahlt werden. In Österreich sind die Bestimmungen für Dienstreisen (incl. Reisekostenvergütung und Reisezulagen) in der Reisegebührenverordnung (RGV) festgelegt. Die Spesen variieren je nach Bundesland und können sich von Jahr zu Jahr ändern. Es ist daher wichtig, die aktuellen Spesensätze regelmäßig zu überprüfen. Derzeit gelten folgende Höchstwerte:
Verpflegung und Nächtigung
Pro begonnener Stunde werden im Inland 2,20 € Taggeld gezahlt, wobei ein Maximum von 24 Stunden gilt. Pro Tag werden demnach höchstens 26,40 € abgegolten. Wird dem Reisenden ein Mittag- oder Abendessen bezahlt (eine “Diät”), werden an dem entsprechenden Tag 13,20 € vom Taggeld abgezogen. Erhält der Reisende ein Mittag- und Abendessen von einem Dritten bezahlt, fällt das Taggeld von 26,40 € auf Null.
Verpflegung und Nächtigung in Zahlen:
- Stundensatz Inland: 2,20 €
- Tagessatz Inland: 26,40 €
- Nächtigung: 15 €
Kilometergeld
Pro Jahr dürfen maximal 30.000 Kilometer steuerlich geltend gemacht werden. Dies entspricht einem Maximalbetrag von 12.600 Euro, bezogen auf ein Kraftfahrzeug. Bei einem Fahrrad beträgt die Höchstgrenze 1.500 km. Mit dem Kilometergeld sollen laut österreichischer Arbeiterkammer Kosten für Parkgebühren, Maut, Vignette, KFZ-Steuer, Kraftstoff, Abnutzung, Mitgliedsbeiträge für den Automobilclub sowie für Reparaturen und Wartung abgegolten werden.
Kilometergeld in Zahlen:
- PKW: 0,42 €/km; + 0,05 € für eine mitbeförderte Person
- Motorrad: 0,24 €
- Fahrrad: 0,38 €
Zum Nachweis der entstandenen Kosten muss ein lückenloses Fahrtenbuch geführt werden, in dem Datum der Fahrt, Abfahrts- und Ankunftszeit, gefahrene Kilometer, benutztes Fahrzeug, Zweck der Reise sowie der Reiseweg dokumentiert sind. Auch eine Unterschrift des Fahrers ist erforderlich.
Sind Spesen in Österreich steuerfrei?
Grundsätzlich sind Spesen in Österreich steuerfrei, wenn sie angemessen sind und dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandene Kosten erstatten. Dabei müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die erstatteten Spesen dürfen keinen Lohnersatz darstellen und müssen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit angefallen sein. Es müssen ebenfalls genaue Aufzeichnungen über die angefallenen Ausgaben geführt und entsprechende Belege vorgelegt werden.
Zeitlich unbegrenzt steuer- und abgabenfrei sind Taggelder, wenn Tätigkeiten aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift (z. B. Kollektivvertrag) ausgeübt werden:
- Fahrtätigkeiten
- Außendiensttätigkeiten
- Arbeitskräfteüberlassung gem. Arbeitskräfteüberlassungsgesetz
- Montage- und Baustellentätigkeit außerhalb des Betriebsgeländes
Ausnahmeregelungen bei den Spesen in Österreich
Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Spesenregelung. Zum Beispiel haben Arbeitnehmer, die ihre erste Tätigkeitsstätte dauerhaft außerhalb ihres Wohnortes haben, in der Regel keinen Anspruch auf Spesen. Ebenso können Arbeitnehmer, die über einen längeren Zeitraum an einem bestimmten Einsatzort arbeiten und keinen arbeitsrechtlichen Wohnsitz dort haben, von der Spesenregelung ausgeschlossen sein.
